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Devis, commandes et factures

Suivre ses devis en cours et relancer les non-ouverts

Un devis jamais ouvert ne se relance pas comme un devis lu trois fois. Votre assistant croise vos devis en cours et les journaux d’envoi pour vous dire lesquels relancer, et comment.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Quels devis faut-il relancer ?

list_objects · devis

list_emailing_logs · devis

5 devis en cours depuis plus de 15 jours :

  • Hôtel des Tilleuls · D2609-00121 · 6 480 € HT · jamais ouvert
  • Optiflux · D2609-00138 · 3 120 € HT · ouvert 3 fois
  • 3 autres ouverts une fois

Relance l’Hôtel des Tilleuls.

À valider

Relance du devis D2609-00121

À : M. Royer (Hôtel des Tilleuls). Rappel du devis du 8 septembre, PDF joint, e-mail rattaché au devis.

ValiderModifier

send_email · devis

Relance envoyée, visible dans l’onglet Notes du devis D2609-00121.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Pour savoir où en sont vos propositions, il faut filtrer la liste des devis par statut et par date, puis ouvrir chacun pour voir s’il a été envoyé et lu. Le suivi d’ouverture existe, mais on le consulte rarement devis par devis.

Avec le MCP incwo, une question suffit. L’assistant liste les devis en cours, interroge les journaux d’envoi de chacun (envoyé, ouvert combien de fois, bloqué) et propose un message de relance adapté, rattaché au devis.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Quels devis sont encore en cours, du plus gros au plus petit ?

  • Liste les devis envoyés il y a plus de 15 jours et jamais ouverts

  • Le devis D2609-00143 a-t-il été ouvert par la Brasserie Kervel ?

  • Combien de devis avons-nous émis en septembre, et pour quel montant HT ?

  • Quels devis arrivent en fin de validité dans les 7 prochains jours ?

  • Prépare une relance pour chaque devis non ouvert, en brouillon à valider par Julie

  • Optiflux a ouvert son devis trois fois sans répondre, propose-moi un message

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il liste les devis en cours

    L’assistant filtre vos devis par statut, date d’émission ou date de validité, et trie par montant HT. Pour un bilan (nombre et montant par mois ou par commercial), incwo calcule les totaux directement.

    list_objects

  2. 2

    Il consulte les journaux d’envoi

    Pour chaque devis, il lit les e-mails partis d’incwo : date d’envoi, destinataire, statut envoyé, ouvert (et combien de fois) ou bloqué.

    list_emailing_logs

  3. 3

    Il prépare une relance adaptée

    Un devis jamais ouvert appelle un renvoi simple ; un devis lu plusieurs fois, une proposition d’échange. Le PDF est joint et l’e-mail rattaché au devis. Envoi immédiat après relecture, ou brouillon à valider par la personne que vous désignez.

    get_object_representationsend_email

  4. 4

    Il garde une trace

    Sur demande, il ajoute une note au devis ou crée une tâche de rappel pour le commercial concerné.

    add_notecreate_object

Garde-fous

  • Aucun e-mail ne part sans votre accord : l’assistant vous montre le message, ou le dépose en brouillon à valider.
  • Le suivi d’ouverture repose sur les journaux d’envoi d’incwo : il n’est proposé que si ce journal est disponible sur votre dossier, et ne couvre que les e-mails envoyés depuis incwo.
  • Une ouverture détectée n’est pas une lecture certaine : certaines messageries bloquent le suivi, d’autres le déclenchent d’elles-mêmes.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Comment savoir si un client a ouvert mon devis ?

Demandez-le à votre assistant en citant le numéro du devis ou le client. Il consulte les journaux d’envoi d’incwo et vous répond : envoyé, ouvert et combien de fois, ou bloqué. Certains assistants proposent aussi le modèle prêt à l’emploi « Statut de délivrance d’un email ».

Existe-t-il un modèle prêt à l’emploi pour relancer les devis ?

Oui, le MCP incwo fournit le modèle « Relancer les devis non ouverts » : il retient les devis dont l’e-mail n’a pas été ouvert depuis 15 jours (durée réglable) et propose un court message pour chacun. Il n’apparaît que si le journal des envois est disponible sur votre dossier.

L’assistant peut-il relancer plusieurs devis d’un coup ?

Il prépare un e-mail par devis, chacun rattaché à sa fiche et avec son PDF. Vous les validez un à un, ou vous les faites déposer en brouillons qu’un collègue relira et enverra depuis incwo. Vous pouvez aussi adapter le ton selon que le devis a été ouvert ou non.

Voir aussi

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