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Devis, commandes et factures

Transformer un devis signé en commande puis en facture

Le client a dit oui. Vous le dites à votre assistant, qui enchaîne la commande, la facture et sa confirmation en gardant le lien entre chaque document.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Optiflux a accepté le devis D2609-00138. Facture-le.

convert_proposal · devis → facture

Facture brouillon créée, toutes les lignes du devis reprises :

  • Optiflux · 3 lignes
  • 1 684,80 € HT · 2 021,76 € TTC
  • Statut : à établir

Je la confirme ?

À valider

Confirmer la facture

Numéro définitif attribué, contenu figé (NF 525). Le devis D2609-00138 sera marqué terminé.

ValiderModifier

confirm_bill · facture

Facture F2610-00418 confirmée. Devis D2609-00138 marqué terminé.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Dans incwo, le passage du devis à la facture se fait depuis la fiche du devis : bouton de transformation, choix du document, vérification, puis confirmation de la facture. Rien de compliqué, mais il faut retrouver le bon devis et ne pas oublier la dernière étape, sans laquelle la facture reste « à établir ».

Par la conversation, vous désignez le devis par son numéro ou par le client. L’assistant crée la commande ou la facture en reprenant toutes les lignes, vous montre le brouillon et ses totaux, puis attribue le numéro définitif seulement quand vous l’avez validé.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Le devis D2609-00143 est accepté, transforme-le en commande client

  • Transforme le dernier devis de Menuiserie Dufresne en facture et montre-moi le total avant de confirmer

  • Facture la commande CC2609-00052 avec une date de facturation au 30 septembre

  • Confirme la facture à établir de l’Hôtel des Tilleuls et passe le devis d’origine en terminé

  • Le devis D2609-00151 est signé : fais la commande, puis prépare la facture en brouillon

  • Liste mes factures encore à établir de septembre

  • Transforme le devis en facture, confirme-la et envoie-la au client avec le PDF

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il retrouve le document source

    L’assistant identifie le devis ou la commande client par son numéro, par le client ou par sa date. S’il y a plusieurs candidats, il vous les présente avant d’agir.

    search_objectslist_objects

  2. 2

    Il crée le document suivant

    Un devis devient une commande client ou une facture ; une commande client devient une facture. Toutes les lignes sont reprises à 100 %, et le lien entre les deux documents est enregistré comme lors d’une transformation à l’écran. Vous pouvez fixer la date de facturation.

    convert_proposal

  3. 3

    Il confirme la facture après votre accord

    La facture « à établir » reçoit son numéro définitif dans la séquence en cours et son échéancier est généré. Sur demande, le devis ou la commande d’origine est marqué terminé.

    confirm_bill

  4. 4

    Il peut enchaîner l’envoi

    Il récupère le PDF de la facture et prépare l’e-mail au client, rattaché à la facture. Vous choisissez : envoi immédiat après relecture, ou brouillon à faire valider par un collègue.

    get_object_representationsend_email

Garde-fous

  • La facture créée reste un brouillon « à établir » tant que vous n’avez pas validé sa confirmation.
  • Une fois confirmée, la facture ne se modifie plus et ne se supprime pas (NF 525) : une erreur se corrige par un avoir.
  • La transformation reprend toutes les lignes, à 100 %. Une facture d’acompte ou une facturation partielle se prépare depuis l’écran de transformation d’incwo.
  • Si la facture n’est pas confirmable (information obligatoire manquante, par exemple), le MCP refuse et l’assistant vous dit pourquoi.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

L’IA peut-elle valider une facture à ma place ?

Seulement si vous le lui demandez et que vous validez l’action. La facture issue du devis est d’abord un brouillon « à établir ». Sa confirmation, qui attribue le numéro définitif et fige le contenu, passe par une étape distincte que l’assistant vous soumet ; votre assistant (Claude, ChatGPT…) demande en plus votre autorisation pour cet outil.

Le lien entre le devis et la facture est-il conservé ?

Oui. La transformation est enregistrée comme à l’écran : depuis la facture, vous retrouvez le devis ou la commande d’origine, et inversement. À la confirmation, l’assistant peut aussi marquer le document d’origine comme terminé, pour qu’il sorte de vos devis en cours.

Que se passe-t-il si la facture ne peut pas être confirmée ?

Le MCP refuse avec un message explicite : facture déjà confirmée, ou document incomplet. L’assistant vous transmet la raison et la facture reste en brouillon. Vous complétez l’information manquante, à l’écran ou par la conversation, puis vous demandez à nouveau la confirmation à votre assistant.

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