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RH et notes de frais

Saisir une note de frais avec son justificatif

Un déjeuner client, un plein, un parking : vous envoyez la photo du ticket à votre assistant, il saisit la dépense dans votre note de frais incwo et y attache le justificatif.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Déjeuner client Batifer hier, ticket en photo.

J’ai lu le ticket : Brasserie du Port, 29 sept. 2026, 48,50 € TTC, TVA 4,41 €. Catégorie « Repas d’affaires », rattachement à l’affaire Batifer ?

Oui.

À valider

Ajouter une dépense à la note de frais de septembre

Guillaume Martin · 29/09 · Repas d’affaires · 48,50 € TTC · affaire Batifer · ticket joint.

EnregistrerModifier

create_object · notes de frais

add_note · ticket-brasserie.jpg

Dépense ajoutée à votre note de frais de septembre 2026, justificatif joint.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Les tickets s’accumulent dans le portefeuille jusqu’à la fin du mois. Il faut alors ouvrir la note de frais, saisir chaque ligne avec sa date, sa catégorie, son montant et sa TVA, puis numériser les justificatifs un par un.

Avec le MCP incwo, la saisie se fait au moment de la dépense. Votre assistant retrouve ou crée la note de frais du mois pour le bon salarié, ajoute la ligne et joint la photo. Si votre assistant lit les images, il peut même relever le montant et la TVA sur le ticket : vous n’avez qu’à vérifier.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Ajoute à ma note de frais : déjeuner client Batifer hier, 48,50 € TTC dont 4,41 € de TVA, ticket en pièce jointe

  • Saisis ces trois dépenses de septembre : parking 12 €, péage 23,40 €, hôtel à Lyon 118 €

  • Mets ce plein de carburant sur l’affaire Chantier Lefort

  • Quel est le total de ma note de frais d’octobre pour l’instant ?

  • Crée la note de frais de septembre de Karim avec ses deux billets de train

  • Il manque des justificatifs sur ma note de frais du mois ?

  • Joins cette facture d’hôtel à ma note de frais de septembre

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il retrouve la note du mois

    Dans incwo, une note de frais regroupe les dépenses d’un salarié pour un mois. L’assistant retrouve celle du mois concerné ou la crée, comme le ferait la saisie à l’écran. Par défaut c’est la vôtre ; pour un collègue, il suffit de le nommer.

    create_object

  2. 2

    Il ajoute une ligne par dépense

    Chaque dépense devient une ligne : jour, libellé, catégorie de frais, montant TTC, montant de TVA, et éventuellement l’affaire à laquelle elle se rapporte. Plusieurs dépenses peuvent être saisies en un seul appel.

    create_object

  3. 3

    Il joint le justificatif

    La photo ou le PDF du ticket est déposé sur la note de frais, en pièce jointe d’une note qui précise la dépense concernée.

    add_noteattach_file

  4. 4

    Il fait le point

    Total du mois, dépenses par catégorie ou par affaire : l’assistant relit la note de frais et vous la résume.

    get_objectlist_objects

Garde-fous

  • Le montant lu sur une photo vous est toujours montré avant enregistrement : vérifiez-le, l’IA peut mal lire un ticket froissé.
  • Une note de frais peut être créée et modifiée via le MCP, mais pas supprimée.
  • La saisie au nom d’un collègue dépend de vos droits incwo sur les notes de frais.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Peut-on faire ses notes de frais avec ChatGPT ?

Oui, avec le MCP incwo. Envoyez la photo du ticket à ChatGPT ou Claude : il relève les informations, vous les confirme, puis ajoute la dépense dans votre note de frais du mois et y joint le justificatif. La note est créée automatiquement si c’est la première dépense du mois.

Faut-il créer la note de frais du mois avant de saisir une dépense ?

Non. Comme à l’écran, incwo recherche la note du salarié pour le mois de la dépense et la crée si elle n’existe pas encore. Une dépense datée du 29 septembre va donc dans la note de septembre, même si vous la saisissez en octobre.

La dépense peut-elle être rattachée à un client ?

Oui, chaque ligne peut être rattachée à une affaire. C’est utile pour suivre ce qu’un projet coûte réellement ou pour préparer une refacturation, que vous ferez ensuite par devis ou facture.

Voir aussi

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