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CRM et prospection

Créer un contact ou une société en une phrase

Une signature d’e-mail, une carte de visite, trois mots dictés après un salon : votre assistant en fait une fiche propre dans incwo, rattachée à la bonne société.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Crée le contact Claire Moreau, directrice achats chez Menuiseries Dutertre à Rennes, 06 12 34 56 78, c.moreau@dutertre-menuiseries.fr

search_objects · sociétés

À valider

Créer 2 fiches

Société Menuiseries Dutertre (Rennes), absente de votre dossier.
Contact Claire Moreau, directrice achats, avec mobile et e-mail.

CréerModifier

create_object · contacts

Claire Moreau est créée et rattachée à Menuiseries Dutertre.

Ajoute leur adresse de livraison : 14 rue des Tanneurs, 35000 Rennes.

create_object · adresses

Adresse de livraison ajoutée à la fiche Menuiseries Dutertre.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Créer un contact à l’écran, c’est ouvrir le formulaire, vérifier si la société existe, la créer sinon, puis ajouter le téléphone, l’e-mail et l’adresse dans leurs rubriques. Au retour d’un salon, avec vingt cartes de visite, la saisie attend souvent plusieurs jours.

Par la conversation, vous donnez les informations dans le désordre. L’assistant les range dans les bons champs, rattache le contact à sa société (en la créant si elle n’existe pas) et ajoute les coordonnées et adresses complémentaires, de facturation ou de livraison.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Crée le contact Claire Moreau, directrice achats chez Menuiseries Dutertre, 06 12 34 56 78

  • Voici la signature de mon nouvel interlocuteur, crée sa fiche

  • Ajoute la société Orféa Conseil, SIRET 812 345 678 00024, à Bordeaux

  • Ajoute une adresse de livraison à Sogexim : 8 allée des Forges, 69007 Lyon

  • Mets à jour l’e-mail de Paul Vidal : p.vidal@groupe-almeria.fr

  • Crée ces cinq contacts rencontrés au salon, tous prospects

  • La mairie de Saint-Cyr est un client public : crée la fiche en conséquence

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il vérifie l’existant

    Avant de créer, l’assistant cherche la société et le contact dans votre dossier pour éviter les doublons, et vous signale une fiche proche s’il en trouve une.

    search_objects

  2. 2

    Il crée la fiche avec sa société

    Nom, prénom, fonction, e-mail, téléphones et adresse postale vont dans leurs champs. Le nom de société suffit : si une société porte déjà exactement ce nom, le contact y est rattaché ; sinon elle est créée.

    create_object

  3. 3

    Il complète la société

    Pour une société, il peut renseigner le SIRET, le code NAF et le type de structure (privée, publique ou association), utile pour facturer un organisme public.

    create_objectupdate_object

  4. 4

    Il ajoute coordonnées et adresses

    Un deuxième e-mail, une ligne directe, une adresse de livraison : chaque coordonnée ou adresse est ajoutée à la fiche existante et qualifiée (facturation, livraison).

    create_objectupdate_object

Garde-fous

  • Votre assistant vous demande l’autorisation avant chaque création ou modification de fiche.
  • Le rapprochement se fait sur le nom exact : « Dutertre » et « Menuiseries Dutertre » donneraient deux sociétés. L’assistant vérifie d’abord, mais relisez les noms proches.
  • Une coordonnée ou une adresse est toujours rattachée à un contact ou une société auxquels vous avez accès.
  • Envoyer un e-mail à une adresse inconnue ne crée pas de contact, sauf si vous le demandez explicitement.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Peut-on créer un contact à partir d’une carte de visite ?

Oui, si votre assistant accepte les images (c’est le cas de Claude et ChatGPT). Il lit la carte, vous montre ce qu’il a compris, puis crée la fiche dans incwo après votre accord. Relisez surtout l’e-mail et le téléphone : une lettre mal lue suffit à rendre la fiche inutilisable.

Peut-on importer toute une liste de contacts par ChatGPT ?

Pour quelques dizaines de fiches, oui : l’assistant les crée une par une, en vérifiant à chaque fois si la société existe déjà, puis vous fait un récapitulatif. Pour un fichier de plusieurs centaines ou milliers de lignes, l’import de contacts intégré à incwo reste plus adapté et plus rapide.

L’assistant peut-il modifier une fiche existante ?

Oui : changer un e-mail, ajouter un téléphone, corriger une adresse de livraison ou compléter le SIRET d’une société. L’assistant retrouve la fiche, vous montre la modification avant de l’appliquer, puis l’enregistre avec vos droits d’utilisateur. Le rattachement d’une coordonnée à son contact, lui, ne change pas.

Voir aussi

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