Aller au contenu
Relances et encaissements

Enregistrer un paiement client et le lettrer

Un chèque reçu, un virement repéré sur l’appli de votre banque : vous le dites à votre assistant, il retrouve la facture et enregistre le règlement au bon endroit.

Connecter mon assistant Essai gratuit
Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Sogexim m’a viré 2 135 € ce matin.

list_objects · factures

Deux factures Sogexim ouvertes font exactement 2 135 € :

  • F2608-00256 · 1 290 €
  • F2609-00274 · 845 €

Je lettre le virement sur les deux ?

Oui, sur le compte principal.

À valider

Enregistrer 2 encaissements

Virement du 1er octobre 2026 · compte principal
F2608-00256 : 1 290 €
F2609-00274 : 845 €

ValiderModifier

create_payment · 2 encaissements

Les deux factures sont soldées. Sogexim n’a plus de reste dû.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Pour saisir un règlement dans incwo, on ouvre la facture ou le menu Encaissements, on indique le montant, la date, le mode de règlement et le compte. Le plus long est souvent ailleurs : retrouver la bonne facture quand le client paie sans référence, ou règle plusieurs factures d’un seul virement.

Votre assistant cherche la facture par numéro, par client ou par montant, et propose le lettrage quand plusieurs factures composent le virement. Après votre accord, l’encaissement est enregistré et lettré, le prévisionnel de règlement de la facture est recalculé : le reste dû est juste pour la prochaine relance. Un paiement partiel est accepté.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Atelier Rives a payé la F2607-00211 par virement aujourd’hui

  • Enregistre un chèque de 800 € de Maison Lartigue reçu le 28 septembre sur la F2609-00287

  • Sogexim m’a viré 2 135 €, à quelles factures ça correspond ?

  • Brasserie du Port a réglé la moitié de la F2609-00301, enregistre ce paiement partiel

  • Enregistre les chèques remis hier : 450 € Garage Velin, 1 200 € SCI Les Tilleuls, 380 € Cabinet Moreau

  • Rembourse l’avoir AV2609-00012 de Garage Velin par virement

  • Après ce paiement, combien me doit encore Atelier Rives ?

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il retrouve la facture concernée

    Par numéro, par client ou par montant : l’assistant cherche parmi vos factures non soldées et, si un virement en couvre plusieurs, cherche la combinaison qui tombe juste. En cas de doute, il vous propose les possibilités au lieu de choisir.

    list_objectssearch_objects

  2. 2

    Il vérifie que la facture est confirmée

    Un règlement ne se lettre qu’à une facture confirmée : sur une facture « à établir », incwo refuse. Sur un avoir confirmé, le même enregistrement devient un décaissement : le sens est déduit de la pièce.

    get_object

  3. 3

    Il enregistre l’encaissement lettré

    Montant TTC réellement reçu (partiel possible), date (aujourd’hui par défaut), mode de règlement (virement, chèque, prélèvement…) et compte bancaire. Le prévisionnel de règlement de la facture est recalculé dans la foulée.

    create_payment

  4. 4

    Il vous donne le nouveau reste dû

    L’assistant relit la facture et vous confirme ce qui reste à encaisser, pour cette facture ou pour l’ensemble du client.

    get_objectlist_objects

Garde-fous

  • L’assistant reformule chaque règlement (facture, montant, date, compte) et attend votre accord avant de l’enregistrer.
  • Pas de règlement sur une facture brouillon : il faut d’abord la confirmer.
  • Factures et avoirs clients uniquement : le règlement d’une facture fournisseur ne passe pas par ce lettrage.
  • Si le virement figure déjà dans vos relevés importés, rapprochez plutôt le mouvement bancaire : il sera marqué traité en même temps.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Claude ou ChatGPT peuvent-ils marquer une facture comme payée dans incwo ?

Oui. L’assistant enregistre un encaissement lettré à la facture, pour tout ou partie du montant, et le reste dû est mis à jour. Il faut que la facture soit confirmée, et l’assistant vous demande votre accord avant d’écrire quoi que ce soit.

Et si le client a payé plusieurs factures en un seul virement ?

L’assistant cherche les factures dont la somme correspond au montant reçu et crée un encaissement par facture. Si le virement vient d’un agrégateur (Stripe, GoCardless, PayPal) avec une commission déduite, mieux vaut passer par le rapprochement du mouvement bancaire, qui gère les frais.

Peut-on enregistrer le remboursement d’un avoir ?

Oui. Sur un avoir client confirmé, l’enregistrement devient automatiquement un décaissement : c’est la pièce qui détermine le sens, vous n’avez pas à le préciser. Le remboursement est lettré à l’avoir, comme un encaissement l’est à une facture, et l’assistant vous demande votre accord avant de l’enregistrer.

Voir aussi

Votre gestion, pilotée depuis votre assistant IA

Le MCP incwo est inclus dans votre abonnement. Essayez incwo gratuitement pendant 15 jours, sans carte bancaire, et connectez votre assistant dès le premier jour.

Essai gratuit Demander une démo