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Facturation électronique

Consulter les factures électroniques reçues

Les factures de vos fournisseurs arrivent désormais par votre plateforme agréée. Votre assistant les retrouve, les résume et les compare à vos achats, sans passer par le menu.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Qu’avons-nous reçu comme factures électroniques cette semaine ?

list_objects · factures électroniques reçues

4 factures reçues depuis lundi, 7 912,40 € TTC :

  • Métalis · FA-88213 · 5 364,00 €
  • Transports Vidal · TV-09-552 · 1 992,00 €
  • Papeteries Lecorre · 2026-1187 · 418,80 €
  • Imprimerie Morvan · 0934 · 137,60 €

Compare celle de Métalis avec notre commande BCF2609-00027.

get_object · factures électroniques reçues, achats

Mêmes articles et quantités, mais l’acier S235 est facturé 2,48 €/kg au lieu des 2,35 € commandés : 156 € HT d’écart sur 1 200 kg.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Dans incwo, les factures électroniques reçues s’affichent dans Achats › Facturation électronique, avec leurs données structurées : fournisseur, numéro, lignes, totaux, conditions de paiement. Pour les traiter, on les ouvre une à une, on vérifie, on les rattache à un achat.

Par la conversation, vous posez des questions transversales : ce qui est arrivé cette semaine, le total reçu d’un fournisseur, les avoirs reçus ce mois-ci, l’écart avec une commande. L’assistant lit ces factures et leurs lignes ; le rattachement et le suivi du statut restent à faire dans incwo.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Quelles factures électroniques avons-nous reçues cette semaine ?

  • Total HT des factures reçues de Métalis en septembre

  • Montre-moi le détail de la dernière facture électronique des Papeteries Lecorre

  • Y a-t-il des avoirs parmi les factures électroniques reçues ce mois-ci ?

  • Compare la facture reçue de Métalis avec notre bon de commande BCF2609-00027

  • Regroupe les factures électroniques reçues en septembre par fournisseur

  • Crée une tâche pour Sophie : contrôler la facture de Transports Vidal

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il interroge les factures reçues

    L’assistant filtre les factures électroniques reçues par date, fournisseur ou montant. Les totaux par fournisseur ou par mois sont calculés par incwo, sans export.

    list_objects

  2. 2

    Il ouvre le détail d’une facture

    Il lit la fiche complète et ses lignes : désignation, quantité, prix unitaire, total, ainsi que les conditions de paiement transmises par le fournisseur. Il distingue facture, avoir et facture d’acompte.

    get_objectlist_objects

  3. 3

    Il rapproche de vos achats

    Il retrouve le bon de commande fournisseur ou la facture d’achat correspondante et compare ligne à ligne : articles, quantités, prix. Il vous signale les écarts.

    search_objectsget_object

  4. 4

    Il organise le suivi

    Sur demande, il crée une tâche pour la personne qui contrôlera ou rattachera la facture dans incwo.

    create_object

Garde-fous

  • Lecture seule : le MCP refuse de créer, de modifier ou de supprimer une facture électronique reçue, qui ne peut provenir que de votre plateforme agréée.
  • Le rattachement à un achat, la transformation en achat et le changement de statut se font dans incwo, menu Achats › Facturation électronique.
  • Rien n’apparaît tant que la réception n’est pas active sur votre dossier, et l’assistant ne voit que ce que votre utilisateur incwo peut consulter.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

ChatGPT ou Claude peuvent-ils lire les factures électroniques de mes fournisseurs ?

Oui, celles que votre dossier incwo a reçues par votre plateforme agréée connectée (Pennylane ou Esalink, par exemple). L’assistant les liste, en lit les lignes et les totaux, et peut les comparer à vos commandes fournisseurs, avec vos droits d’utilisateur.

L’assistant peut-il valider ou rattacher une facture reçue ?

Non. Les factures électroniques reçues sont en lecture seule dans le MCP incwo. Le rattachement à un achat existant, la transformation en achat et le suivi du statut se font dans incwo. L’assistant peut en revanche créer une tâche pour la personne chargée de ce traitement.

Les avoirs et factures d’acompte reçus sont-ils visibles ?

Oui. Une facture électronique reçue peut être une facture, un avoir ou une facture d’acompte, et l’assistant fait la distinction. Demandez par exemple les avoirs reçus d’un fournisseur sur un trimestre : il les liste avec leur date et leurs montants HT et TTC, regroupés si vous le souhaitez par mois.

Voir aussi

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