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CRM et prospection

Préparer un rendez-vous client en trente secondes

Sur le parking, avant d’entrer : « prépare-moi le rendez-vous avec Lefort Paysage ». Votre assistant vous donne l’essentiel à savoir, puis enregistre votre compte rendu à la sortie.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Prépare mon rendez-vous de 14 h avec Lefort Paysage.

list_objects · devis, factures, tâches

list_emailing_logs · devis D2609-00231

  • Devis D2609-00231 (arrosage automatique, 7 840 € HT) envoyé le 18/09, ouvert 3 fois
  • Aucun impayé
  • Tâche ouverte : leur envoyer la fiche technique des programmateurs

Bon moment pour parler signature.

C’est fait : ils signent si on livre avant le 30. Note-le et rappelle-moi le 28.

À valider

Note et tâche

Note sur la fiche Lefort Paysage : « Accord si livraison avant le 30/10 ».
Tâche pour vous le 28/10 : vérifier la date de livraison.

EnregistrerModifier

Note ajoutée et tâche créée pour le 28 octobre.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Préparer un rendez-vous, c’est vérifier le devis en attente, savoir s’il a été lu, voir si une facture traîne, relire la dernière note du collègue. Sur un téléphone, entre deux rendez-vous, on le fait rarement.

Votre assistant compose une fiche de préparation à partir de votre dossier incwo : ce qui est en cours, ce qui coince, ce qu’il faut aborder. À la sortie, vous lui dictez le compte rendu : il l’enregistre sur la fiche et crée les tâches de suivi.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Prépare mon rendez-vous de 14 h avec Lefort Paysage

  • Avant que j’appelle Sogexim : devis en cours, impayés et dernière note

  • Le devis envoyé à Atelier Rives la semaine dernière a-t-il été ouvert ?

  • Quels produits Maison Lartigue achète-t-elle le plus souvent ?

  • Note le compte rendu : accord de principe sur la tranche 2, relance le 20 octobre

  • Crée une tâche pour Julien : envoyer la fiche technique à Lefort Paysage avant vendredi

  • Résume en cinq lignes tout ce qu’il faut savoir sur la Brasserie Taillefer

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il fait l’état des lieux

    Devis en attente, factures non soldées, affaires en cours et tâches ouvertes : l’assistant interroge chaque type de document filtré sur ce client et ne retient que ce qui est encore actif.

    list_objects

  2. 2

    Il vérifie si vos envois ont été lus

    Pour un devis ou une facture envoyé depuis incwo, il consulte le journal d’envoi : remis, ouvert et combien de fois, ou bloqué par le serveur du destinataire.

    list_emailing_logs

  3. 3

    Il repère les habitudes d’achat

    Sur demande, il retrouve les factures du client puis regroupe leurs lignes par produit : quantités et montants sont additionnés par incwo, pas estimés.

    list_objects

  4. 4

    Il enregistre l’après-rendez-vous

    Le compte rendu devient une note sur la fiche ; les suites deviennent des tâches datées, assignées à vous ou à un collègue.

    add_notecreate_object

Garde-fous

  • La préparation est en lecture seule ; la note et les tâches ne sont créées qu’après votre accord.
  • « Ouvert » signifie que l’e-mail a été affiché : certaines messageries bloquent ce suivi, une absence d’ouverture n’est donc pas une preuve.
  • Les e-mails échangés hors d’incwo (votre messagerie personnelle) ne sont pas pris en compte.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Peut-on utiliser cela depuis un téléphone ?

Oui, si votre assistant dispose d’une application mobile qui accepte les connecteurs MCP, comme Claude ou ChatGPT. Le connecteur ajouté sur votre compte est alors disponible partout. Vous pouvez même dicter la question et le compte rendu à la voix.

Comment savoir si mon client a lu mon devis ?

Si le devis a été envoyé par e-mail depuis incwo, l’assistant consulte le journal d’envoi : date d’envoi, nombre d’ouvertures, éventuel blocage par le serveur du destinataire. Pour un devis envoyé depuis votre messagerie personnelle, cette information n’existe pas dans incwo. Le MCP propose aussi un modèle prêt à l’emploi, « Statut de délivrance d’un email ».

Le compte rendu est-il visible par mes collègues ?

Oui, comme toute note saisie sur une fiche : il apparaît dans l’onglet Notes du client, avec votre nom et la date, pour les collègues qui ont accès à cette fiche. C’est l’intérêt de le dicter tout de suite : le prochain qui appelle ce client saura où vous en êtes restés.

Voir aussi

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