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Devis, commandes et factures

Corriger une facture brouillon ou émettre un avoir

Une erreur de prix, une ligne en trop, un article retourné : votre assistant sait si la facture peut encore être corrigée ou s’il faut un avoir, et prépare le bon document.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

La facture F2609-00412 de l’Atelier Garance compte 3 chaises au lieu de 2. Corrige.

get_object · factures

F2609-00412 est confirmée : elle ne peut plus être modifiée (NF 525). Je propose un avoir pour la chaise en trop :

  • 1 × Chaise Oslo chêne · 189 € HT
  • Total de l’avoir : 226,80 € TTC

À valider

Émettre l’avoir

Avoir créé en brouillon avec cette ligne, puis confirmé : numéro définitif, contenu figé. La facture F2609-00412 est citée en commentaire.

ValiderModifier

create_document_with_lines · avoir

confirm_bill · avoir

Avoir AV2610-00014 confirmé : 226,80 € TTC en faveur de l’Atelier Garance.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

La règle est simple mais s’oublie dans l’urgence : tant qu’une facture est « à établir », on la modifie librement ; une fois confirmée, elle est figée et seul un avoir peut l’annuler, en tout ou en partie. À l’écran, il faut alors recopier les lignes concernées dans l’avoir.

Par la conversation, vous décrivez l’erreur. L’assistant regarde l’état de la facture. En brouillon, il corrige les lignes et incwo recalcule les totaux. Confirmée, il reprend les lignes concernées dans un avoir brouillon, que vous confirmez ensuite.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Sur la facture à établir de Sogexim, passe le prix de la ligne maintenance à 450 € HT

  • Supprime la ligne de frais de port de la facture brouillon de l’Atelier Garance

  • La facture F2609-00412 compte 3 chaises au lieu de 2 : fais l’avoir pour la chaise en trop

  • Annule entièrement la facture F2609-00398 par un avoir

  • Le client a retourné un des deux écrans facturés le 12 septembre, prépare l’avoir

  • Liste mes factures et avoirs encore à établir

  • Supprime le brouillon de facture créé par erreur pour Optiflux

  • Confirme l’avoir et envoie-le au client avec le PDF

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il vérifie l’état de la facture

    Avant toute chose, l’assistant regarde si la facture est « à établir » ou confirmée. C’est ce qui décide de la marche à suivre, et il vous l’annonce.

    get_object

  2. 2

    Brouillon : il corrige directement

    Il modifie, ajoute ou supprime des lignes ; les totaux sont recalculés. Il peut aussi changer un champ d’en-tête ou, si le brouillon n’a plus lieu d’être, le supprimer.

    manage_bill_lineupdate_objectdelete_object

  3. 3

    Confirmée : il prépare l’avoir

    Il lit les lignes de la facture d’origine et crée l’avoir avec les lignes à annuler, en une seule opération. L’avoir naît en brouillon « à établir » ; la référence de la facture d’origine peut figurer en commentaire.

    create_document_with_lines

  4. 4

    Il confirme et transmet

    Après votre accord, l’avoir reçoit son numéro définitif. L’assistant peut ensuite en récupérer le PDF et l’envoyer au client, rattaché à l’avoir.

    confirm_billget_object_representationsend_email

Garde-fous

  • Une facture confirmée n’est jamais modifiée ni supprimée par l’assistant : le MCP refuse, conformément à la NF 525.
  • Seuls les brouillons se suppriment. Un avoir confirmé reste dans votre historique, comme une facture.
  • Le remboursement éventuel du client s’enregistre à part, comme un décaissement sur l’avoir.
  • La confirmation de l’avoir vous est toujours soumise avant d’être exécutée.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Peut-on modifier une facture validée avec ChatGPT ou Claude ?

Non, et c’est voulu. Une facture confirmée est figée (NF 525) : le MCP incwo refuse toute modification ou suppression. L’assistant vous propose alors un avoir, total ou partiel, qu’il prépare à partir des lignes de la facture d’origine et qu’il confirme après votre accord.

L’assistant peut-il supprimer une facture ?

Uniquement un brouillon « à établir », par exemple une facture créée par erreur. Une facture ou un avoir confirmés ne se suppriment jamais, ni par l’assistant ni à l’écran : ils font partie de votre numérotation continue. Pour annuler une facture confirmée, l’assistant prépare un avoir.

Un avoir créé par l’IA est-il conforme ?

Il suit exactement les mêmes règles qu’un avoir saisi à l’écran : création en brouillon, numéro définitif attribué à la confirmation dans la séquence en cours, contenu figé ensuite. Le PDF est celui de votre modèle habituel, et l’avoir apparaît dans vos listes et exports comme les autres.

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