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Comment affecter une tâche à un collaborateur ?

Vous vous programmez des actions et des tâches à réaliser sur les objets du logiciel et souhaitez aussi en affecter à vos collaborateurs ?
Voici comment procéder sur incwo.

Désigner le destinataire de la tâche

Lorsque vous créez une nouvelle tâche sur l’application, elle vous est affectée par défaut. Toutefois, vous pouvez aussi l’affecter à un autre utilisateur.

Les tâches peuvent être créées :

  • Soit depuis un objet
  • Soit depuis la liste des tâches

 

Quelle que soit l’option d’ajout, il est possible d’assigner la tâche à un autre utilisateur que vous même.

Toute personne désignée comme l’exécutant de la tâche, reçoit alors une première notification d’affectation de la tâche.

A date de traitement, elle reçoit ensuite le rappel.

Affecter sur une tâche créée sur un objet

Pour affecter une tâche à collaborateur, il faut le désigner comme destinataire de la tâche.

A création d’une tâche depuis un objet, c’est-à-dire par exemple, depuis un contact, un devis, une affaire ou une facture vous pouvez assigner une autre personne que vous même.

Pour cela,

  • Rendez-vous dans un premier temps sur l’onglet « Tâches » de l’objet concerné pour créer la tâche
  • Sélectionnez  l’utilisateur qui assurera le traitement de l’action, dans le champ « Assigner à ».
  • Complétez les autres champ de programmation de la tâche.
  • Cliquez sur « ajouter la tâche » pour enregistrer

A validation, la tâche sera automatiquement affectée à l’utilisateur désigné.

Elle sera visible dans sa liste de tâches mais également dans son agenda.

Affecter une tâche à un collaborateur

Assigner sur une tâche créée depuis la liste

Une autre façon d’ajouter une tâche dans incwo est de la créer à partir de la liste des tâches. Par ce mode de création, il est également tout-à-fait possible d’affecter une tâche à un collaborateur.

Pour cela, rendez-vous  tout d’abord dans le menu « Vos tâches » présent dans « Profil » (icône bonhomme en haut à droite). La page de liste de vos tâches s’affiche.

Cliquez ensuite sur le bouton « + tâche ».

Sur cette page de composition d’une tâche :

  • Désignez  alors le collaborateur à qui vous attribuez cette tâche, dans le champ « Assigner à »
  • Complétez le formulaire en décrivant toutes les caractéristiques de votre tâche
  • Validez en cliquant sur « Ajouter »

Le destinataire de la tâche reçoit immédiatement une notification l’informant de cette affectation.

Cette tâche est ensuite visible sur l’agenda de votre collaborateur ainsi que dans sa liste de tâches.

Une relance lui sera également notifié à date de réalisation de l’action.

Affecter une tâche

A noter  #1 : Vous pouvez suivre les tâches assignées à vos collaborateurs dans le menu « CRM »puis « Tâches », ou bien via le menu « Profil » puis « Vos tâches ».

Pour afficher la liste des tâches assignées, dans le filtre de recherche en haut de la page, sélectionnez l’utilisateur souhaité dans le champ « Pour » et cliquez sur « Rechercher ».

A noter #2 : Pour en savoir plus sur la gestion des tâches,  consultez nos documentations concernant :

Certificat NF 203
Certificat NF 525
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