Comment envoyer des fichiers avec devis et factures ?
Vous souhaitez ajouter des fichiers sur un devis ou une facture pour l’envoyer à votre client ? Vous voulez compléter avec des documents techniques ou de sécurité, ou bien un compte-rendu d’intervention ?
incwo vous permet d’intégrer des fichiers joints à votre message d’envoi de devis ou facture.
Pour déposer des fichiers et les partager ainsi avec vos contacts, la première étape est d’installer l’app “Documentation commerciale”. Cette app vous permettra ensuite d’envoyer des fichiers depuis un devis ou une facture.
Installer l'app "Documentation Commerciale"
Pour ajouter des fichiers et les joindre à l’envoi des documents commerciaux, de types devis, factures ou bon de commande fournisseur l’app “Documentation Commerciale” est nécessaire.
Pour installer l’app :
- Rendez-vous sur l’appStore représenté par une pièce de puzzle.
- Recherchez l’app en tapant son nom
- Cliquez sur son nom pour ouvrir l’app.
Rendez-vous ensuite dans l’onglet « Installation » de l’app, puis cliquez sur « Installer ».
Une fois l’app installée, vous pourrez envoyer des fichiers pour accompagner vos devis ou factures.
Pour cela, il vous faudra déposer et marquer les fichiers “partager avec le tiers”.
Vous pouvez déposer et partager des fichiers qui auront :
- une exploitation unique dans le cadre d’une vente ou d’un achat
- un usage permanent dans la cadre de toute vente ou achat d’un produit ou service
Déposer un fichier à usage unique
Lorsqu’il s’agit d’un document spécifique à votre contact, vous pouvez le déposer sur une pièce commerciale et lui adresser simultanément à votre devis ou facture.
Il peut s’agir par exemple d’une documentation telle que :
- Contrat client
- Fiche d’audit
- Compte-rendu de mission
- Justificatif d’intervention
- Mandat SEPA à compléter et signer
- etc.
Pour que vos fichiers soient alors proposés, lors de l’envoi de votre document commercial, ceux-ci doivent d’abord être déposés : sur l’objet, puis ensuite marqués “Partager avec le tiers”.
Pour cela sur un devis, une facture ou un bon de commande fournisseur :
- Déposer le document dans l’onglet “fichiers”. Consultez la documentation dédiée pour insérer votre ou vos fichiers.
- Cochez la case “partager avec le tiers” après téléchargement du fichier
Ce fichier dispose alors de la configuration nécessaire pour être transmis à votre client en même temps que l’envoi du document commercial.
Télécharger un document à adresser systématiquement
Pour les produits qui nécessitent d’adresser une documentation technique ou de sécurité : l’envoi de ce type de contenu s’automatise.
Comment ?
Dans ce cas spécifique, le fichier est à déposer sur la fiche du produit.
Pour cela :
- Rendez-vous sur une fiche article de votre catalogue
- Déposez le document dans l’onglet “fichiers”.
- Cochez la case “partager avec le tiers“
Ensuite, dès qu’un utilisateur du logiciel ajoute l’article sur un devis ou une facture, les fichiers à joindre, lors de l’envoi, s’affichent.
Un bloc “joindre des fichiers” présente automatiquement la liste des fichiers du produit marqués “partager avec le tiers”. Ils sont automatiquement cochés dans ce bloc, prêts à être envoyés avec le devis.
Ainsi, dès que cette case est cochée : tout document commercial, technique, de sécurité, ou des photos produits sont proposés lors de l’envoi par mail, en même temps que le devis ou la facture.
Aussi :
- Pour conserver l’envoi du fichier et transmettre le fichier : laissez la case cochée.
- Pour ne pas transmettre le document dans un cas particulier : décochez la case.
Envoyer les fichiers joints du devis ou de la facture
Dans un second temps, vous pouvez transmettre ces fichiers à votre contact en même temps que votre devis ou facture.
Pour cela, cliquez sur le lien “Envoyer par mail” présent dans le bloc de raccourcis du devis ou de la facture, à gauche.
Dans la première étape de la préparation de l’envoi du mail, pour chaque document client la liste, les fichiers associés, s’affiche.
Pour confirmer leur prise en compte lors de l’envoi :
- Dans le champ “Documents” : sélectionnez les pièces commerciales à envoyer (vous pouvez joindre plusieurs factures ou devis simultanément).
- Dans le champ “Fichiers à joindre au mail” : cochez la case “Documents PDF et fichiers attachés“pour transmettre le PDF du devis ou de la facture, ainsi que les fichiers-joints
- Complétez les autres éléments nécessaires
- Validez en cliquant sur “Continuer“.
Sur la seconde étape, le champ “Archive“, vous permet d’indiquer que vous souhaitez envoyer l’ensemble de vos pièces-jointes dans un fichier ZIP compressé. Cette option est recommandée lorsque vous envoyez des fichiers volumineux et/ou nombreux.
Sur cette étape, complétez enfin votre message ou utilisez un modèle de document.
Envoyez alors, votre message à votre contact.
