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Quelles informations pour éditer des factures aux normes ?

Pour être valide, les factures doivent comporter certaines informations légales obligatoires. 

La certification NF 203 de l’AFNOR pour les logiciel de gestion contrôle, notamment, que l’ensemble de ces données sont bien affichées sur vos factures. 

Egalement, il faut garantir que vos factures, après validation soient inaltérables et que ces informations seront toujours les mêmes une fois le document validé.

Quelles sont les informations obligatoires sur les factures?

Les informations obligatoires sur les factures correspondent à plusieurs menus et objet du logiciel.

Elles font donc référence : 

  • A vos données légales d’entreprise
  • Aux produits
  • Aux tiers
  • Aux conditions de ventes.

Voici toutes les mentions obligatoires sur les factures :

  • Le nom complet ou la raison sociale et l’adresse du vendeur.
    La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : SARL  SA, SNC,  SAS….
  • Le montant du capital social de l’entreprise doit être indiqué
  • Le RCS et numéro de SIREN : numéro unique, propre à l’entreprise, attribué lors de son inscription au répertoire SIREN tenu par l’INSEE.
    La mention RCS doit être suivie du nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société.
  • Les coordonnées de facturation de l’acheteur en précisant le pays de facturation du tiers
  • Le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur : Il se compose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise.
  • La date de facturation
  • Le numéro de facture : ce numéro doit  être unique, basé sur une séquence chronologique et continue. 
  • La désignation des articles (produits ou services) vendus
  • Les quantités vendues. 

  • Le prix unitaire hors taxes
  • Les réductions appliquées : remises, escomptes ou rabais
  • La TVA représenté par un code puis ventilée par taux avec le montant correspondant dans le bloc « Total » de la facture
    Sur le logiciel incwo, le code est une lettre.
  • La date et conditions de règlement : échéancier des paiements, mode de paiement
  • Les frais de transport

 

Comment est assuré l’affichage des informations obligatoires ?

Tout d’abord, incwo contrôle avant validation définitive d’une facture que celle-ci contient bien les informations obligatoires.

Pour cela, le logiciel s’appuie sur les données saisies en base, sur vos tiers (contacts et sociétés), dans votre catalogue (produist et services), sur votre identité d’entreprise, ainsi que le contenu propre à chaque facture.

Alors, si des informations obligatoires viennent à manquer, comme l’adresse complète de l’acheteur ou la totalité de vos mentions légales d’entreprise, incwo ne valide pas votre facture et en affiche la raison.

Message d'erreur suite adresse du tiers facturé incomplète.
Message d'erreur indiquant que les données de l'entreprise sont manquantes

Comment afficher les mentions légales sur les factures ?

La saisie de vos informations légales d’activité permet de les afficher directement sur le pied de page de vos documents commerciaux. Pour ajouter ces mentions sur les factures, rendez-vous dans Le menu « Réglages » puis « Identité de l’entreprise ».

Cliquez sur « Modifier » puis ajoutez les informations correspondantes.

Pour en savoir plus, consultez notre documentation à ce sujet : Comment renseigner les mentions légales de mon entreprise ? 

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