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Comment préparer des factures prévisionnelles ?

Vous souhaitez préparer et créer des factures à l’avance et les valider uniquement à la date prévue ? 
Dans ce cas, incwo vous permet de créer des factures prévisionnelle, grâce aux factures à établir !

Qu'est-ce qu'une facture à établir ?

La notion de facture à établir est l’état de brouillon de vos factures.

Les factures à établir vous permettent de  :

  • Composer vos factures avant de les transformer en factures définitives  
  • Préparer vos factures pour des contrats qui ont une facturation récurrente, ou bien une facturation prévue plus tard dans l’année. Cet état rend ainsi possible la programmation de ces factures à venir pour ne pas les oublier.

Ces factures à établir ne porte pas de numérotation. Elle possède la désignation #REF. Ces pièces deviendront des factures réelles uniquement lors de leur transformation, par vous, en factures définitives.

Pour chaque facture à établir, vous recevez une alerte à la date prévisionnelle de facturation.  Cette date figure dans le champ « Date de facturation » de la facture.

La réception d’une notification  à échéance de facturation permet alors de les transformer la pièce en facture définitive et de l’adresser à votre client, au bon moment.

Ces factures à venir sont prises en compte dans la trésorerie prévisionnelle.

Comment préparer des factures à venir ?

Toutes les nouvelles factures créées passent par l’état initial de facture à établir. 

Vous pouvez donc créer votre facture depuis un devis, un bon de livraison, un bon d’intervention ou directement depuis le sous-menu « Nouvelle facture » présent dans l’onglet « Ventes » et le menu « Factures ».

Comme l’ensemble des documents commerciaux, la facture se créé en 2 étapes : 

  1. Vous renseignez les paramètres de la facture (date prévue, tiers, adresse de facturation, Compte bancaire à afficher, CGV,…)
    Validez en cliquant sur « Enregistrer ».
  2. Vous ajoutez vos articles (produits ou services) dans le bloc « Produits facturés » 
factures prévisionnelles

Lorsque votre facture est prête ou que la date prévue arrive à son échéance, confirmer la facture en cliquant sur « Valider ce document ».

Il est rappelé que pour être adressée à un client, une facture à établir doit être transformée en facture définitive. Une fois définitive elle n’est plus modifiable.

Elle est alors datée, numérotée, signée et chainée, dans le cadre de certification NF de la facturation produite pour le logiciel pour valider la sécurité, l’inaltérabilité et permettre le contrôle de votre bonne gestion d’activité, par un contrôleur fiscal.

A noter : si vous souhaitez ajouter de la facturation prévisionnelle de type « Factures récurrentes » : consultez la documentation dédiée

Certificat NF 203
Certificat NF 525
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