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Comment exporter les PDF et fichiers joints sur incwo ?

Vous souhaitez exporter les PDF de vos factures ou les justificatifs de vos achats sur une période donnée pour votre expert comptable ?

Ou bien vous souhaitez faire une sauvegarde des documents et fichiers joints à votre application incwo ? 

Dans les 2 cas, vous avez besoin d’exporter les fichiers joints à votre application, qu’il s’agisse de document PDF, Word ou Excel ou même de photos.

Quels types de fichiers exporter ?

Le logiciel incwo permet l’export de vos pièces commerciales et et des fichiers joints.

Vous pouvez demander :

  • L’export de tous les fichiers téléchargés sur l’application
  • L’export des fichiers joints à un type d’objet (devis, factures, achats…)

Pour cela, rendez-vous dans le menu « Réglages » puis sur « Export et import de données« .

Exporter des PDF et fichiers

Exporter les PDF des documents commerciaux

Pour obtenir une archive des PDF de vos documents commerciaux de type devis, factures, bons de livraison, etc. :  voici comment exporter des fichiers.

  1. Cliquez sur « Archive ZIP des fichiers joints« .
  2. Sélectionnez le type d’objet sur lequel vous souhaitez exporter les données : devis, factures etc.
  3. Réglez la période d’export des fichiers.
    Par exemple : Tous les fichiers ou les fichiers ajoutés de 07/2020 à 06/2021.
  4. Confirmez l’export des fichiers et lancez le job d’export.
    Une fois le job se termine. Vous recevez une notification par mail pour récupérer le fichier ZIP. 

Extraire les fichiers téléchargés dans incwo

Pour obtenir en un clic une archive avec tous les fichiers que vous avez déposés sur votre application :

  1. Cliquez sur « Archive ZIP de tous les fichiers joints« .
    La page « Demande d’archive zip » s’affiche. Elle affiche le nombre de fichiers concernés et la taille totale de l’ensemble des fichiers.
  2. Confirmez pour exporter les fichiers.
  3. Le job se lance ensuite en tâche de fond. Une notification mail s’envoie automatiquement lorsque l’opération se termine. 

Le dossier ZIP est ensuite disponible sur votre application pour vous permettre de récupérer l’ensemble de vos documents.

A noter #1: Lors de l’export, les fichiers sont classés par dossier.
Le nom du dossier est l’incwo_ID de l’objet auquel il est lié. 

Ainsi, si vous avez plusieurs fichiers sur un même objet, ils sont tous centralisés dans un seul dossier.

A noter #2 : Vous pouvez également exporter des factures, ou des devis depuis le centre d’export. Pour en savoir plus consultez la documentation dédiée.

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