Comment relancer des factures impayées ?
Vous avez des clients en retard de paiement et vous souhaitez relancer des factures impayées ?
Sur incwo, 2 options sont disponibles :
- Relance manuelle
- Relance automatique
1/ Faire une relance de factures impayées manuelle
Rendez-vous dans le sous-menu « Factures impayées » situé dans de l’objet « Factures » situé dans le menu « Ventes ». La listes des factures impayés s’affiche.
Pour adresser une relance de factures impayées à un client, cliquez sur « relancer » représenté par une enveloppe, au face de la ligne du tiers correspondante.
La préparation de l’envoi de relance de factures impayées pour un client, se fait en deux temps
A. Sélectionner les factures impayées à relancer
Dans la liste qui s’affiche, choisissez la ou les factures impayées de votre client, que vous souhaitez relancer .
Vos factures seront ajoutées en pièces jointes de votre mail et présentées au format pdf.
Vous pouvez aussi joindre un rappel de l’échéancier ainsi qu’un lien de paiement.
Confirmez pour passer à l’étape suivante.
B. Définir le ou les destinataires et ajouter un message
Sélectionnez ou ajoutez les emails des destinataires principaux de votre message, concernant votre relance de factures impayées. Vous pouvez également ajouter des destinataires en copie cachée.
Renseignez le titre de votre message de relance de factures non payées.
Rédigez votre message d’accompagnement. Il sera présent dans le bloc principal de l’email reçu par votre client.
Vous pouvez aussi faire appel à un modèle de document. Avoir dans votre bibliothèque de message type un modèle pour l’envoi de vos relances de factures impayées sera un gain de temps pour vous.
Cliquez sur le bouton « envoyer » pour adresser votre relance client.
2/ Gérer une relance de factures impayées automatique
Les relances de factures impayées automatiques peuvent être programmées grâce à l’app « Relances factures automatiques ».
Rendez-vous sur l’App Store accessible depuis le menu « Réglages » pour installer l’app.
Une fois l’app installée, il faut :
- Régler votre programme de relance pour les factures non payées.
- Activer le programme pour que les premières relances soient envoyées en fonction de votre scénario.
A. Configurer le programme de relance
Rendez-vous sur la page d’Accueil de l’app « Relances factures automatiques »
Sur cette page, configurez votre programme général de relances des factures impayées.
Le scénario de relance se construit en : 1 étape de relance, 2 ou 3.
Pour chacune des phases de relances, il faut régler :
- Une date de déclenchement de la relance : pour la première, l’envoi peut être réalisé à une date de déclenchement définie à J+ X jours de retard de paiement (J+1 étant le lendemain de la date d’échéance prévue sur la facture). Les envois des relances suivantes sont déclenchées à Y jours après envoi de la relance précédente.
- Un objet du message : le choix du titre est libre. Pour qu’il contienne le numéro de la facture, insérez #REF# dans le titre
- Un message d’accompagnement : Vous pouvez soit rédiger un message de relance en sélectionnant « saisir du contenu », soit appeler un « modèle » existants dans votre bibliothèque de documents. Quelle que soit l’option, vous pourrez composer un message adapté à chaque relance. La particularité de sélectionner un document est qu’il vous permet de composer un message incluant, grâce au macros, des références à la facture impayée (numéros, montant, dates).
B. Tester le scénario de relance
Pour chaque étape, vous pouvez recevoir un message test pour contrôler les informations reçues par vos clients.
Le scénario de relances des factures impayées configuré s’applique, par défaut, à tous les clients facturés, avec une échéance en retard.
Ce programme peut ensuite être déclenché
- Soit manuellement, au cas par cas, sur chaque facture
- Soit automatiquement par le logiciel, dès retard de paiement à échéance prévue
Au delà, vous pouvez aussi régler un programme de relance par tiers. Vos relances de factures impayées d’un client en particulier sont ainsi personnalisables. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de votre client. Dans le champ « Relances de paiement », cliquez sur « voir le programme du tiers », et ajuster le scénario de relance propre à ce client.
B. Activer le programme de relance
Une fois que votre programme de relance des factures impayées est prêt, vous pouvez demander au logiciel une simulation des relances envoyées.
Vous recevrez alors un mail contenant, tiers par tiers, niveau de relance par niveau de relance, les factures concernées, et si elles vont être relancées ou non.
Vous pouvez ensuite activer le programme des relances automatiques.
Pour cela :
- Rendez-vous sur l’accueil de l’app « relance factures Automatiques » puis cliquez sur « Modifier ».
- Au niveau du champ « Relances automatiques activées », marquez « Oui ».
- Validez en cliquant sur « Enregistrer ».
Les clients, avec des factures en retard de paiement, présents dans la simulation recevront alors une relance.
Sur chaque facture, vous disposez d’un bloc « Relances de paiement« .
Ce bloc permet de contrôler les relances envoyées et/ou de les envoyer manuellement, au cas par cas.
