Comment créer des champs personnalisés ?
Besoin de créer et exploiter des champs personnalisés pour recueillir des données spécifiques à votre activité ? L’app « Champs Personnalisés » est la solution. Elle offre une option d’ajout de nouvelles zones de recueil d’information structurée dans les objets du logiciel incwo.
En effet, selon votre activité, vos habitudes de travail ou vos process, vous pouvez avoir besoin collecter des renseignements spécifiques. Que ce soit sur les affaires, prospects, clients, produits ou encore sur des documents commerciaux, cette app permet de créer librement de nouveaux champs.
A quoi sert l'app "champs personnalisés" ?
Avec l’app « Champs personnalisés », concevez en toute autonomie, de nouvelles lignes de saisie d’information sur les objets du logiciel.
Chaque nouveau champ permet ainsi d’enregistrer des informations, de manière structurée. Les champs peuvent ensuite s’ajouter à la recherche pour devenir des critères requêtables, ou bien s’afficher sur les PDF des documents commerciaux.
Tous les objets peuvent accueillir de nouveaux champs, tels que par exemple : Contacts, Sociétés, Affaires, Devis, factures, Bons de livraison ou de commande, mais aussi tâches, projets, documents, etc…
Les champs de recueil d’information que vous créez peuvent ainsi avoir des usages multiples :
- Commercial (date de mise en service, type de contrat …) ;
- Marketing (qualification des besoins, préférences d’achats, fréquence d’achat, date anniversaire …) ;
- Communication (abonnement à la newsletter, inscription aux webinars…) ;
- Logistique (nom du transporteur, conditions de livraison, type de colisage…)
- Administratif (indication de critères produits propres aux client dans un devis ou une facture ..)
Comment créer un champ personnalisé ?
Installer l'app "Champs personnalisés"
Pour installer l’app, rendez-vous sur l’App Store, accessible via le menu « Réglages »
Recherchez l’app et cliquez sur son nom pour ouvrir sa présentation.
Rendez-vous ensuite dans l’onglet « Installation » puis cliquez sur « Installer ».
L’app est prête à donner naissance à nouveaux champs sur votre interface de gestion ! Cliquez alors sur l’onglet « Accueil« . Cette page affiche la liste des objets de l’application, c’est-à-dire les fonctions, sur lesquelles il est possible d’ajouter des champs. Créez désormais de nouveaux champs.
Choisir l'objet sur lequel ajouter un nouveau champ
Dans un premier temps, sélectionnez le type d’objet sur lequel vous souhaitez collecter des données. Pour cela, cliquez sur « Edition » sur la ligne de l’objet.
Il vous sera possible ensuite d’ajouter autant de nouveaux champs utiles à votre activité sur chacun des objets.
Configurer un nouveau champ personnalisé
Pour définir les paramètres du champ, un formulaire s’affiche.
Renseignez alors :
- le nom du champ
- le type de données
- l’affichage du champ dans la recherche
- la possibilité de disposer de ce champ à l’import et à l’export
Une fois que toutes les informations sont réglées, cliquez sur « Ajouter ».
Le nouveau champ s’ajoute sur l’objet.
Définir le type de données collectées
Lors de la création des champs personnalisés, la section « type de données », permet de désigner le format de collecte des données.
Il s’agit ainsi des types suivants :
- Ligne de texte : pour des mots clés et textes courts à saisir
- Paragraphe de texte : pour des descriptions et contenus longs
- Liste : pour des menus déroulants à choix unique
- Liste multiple : pour des menus déroulant dans lesquels plusieurs items de réponse sont possibles
- Date : pour renseigner une date dans le champ de recueil
- Case à cocher (Oui/non) : pour déterminer une condition applicable et validée ou non par le client
- Tableau : pour saisir des données en grille dans un tableau
- Nombre entier : pour saisir une valeur numéraire ou quantité entière et absolue
- Nombre à 1 décimale : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 1 décimale
- Nombre à 2 décimales : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 2 décimales
- Nombre à 3 décimales : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 3 décimales
Après sélection du type, complétez les valeurs du champ personnalisé à créer.
Par exemple, vous optez pour une liste, afin de déterminer un critère de qualification d’information à choix unique. Le sujet du champ personnalisé créé sur l’objet « société » concerne : le jour de préférence d’intervention chez le client.
Dans ce cas, votre liste devra comporter les noms des jours d’intervention :
- Lundi
- Mardi
- Mercredi
- Jeudi
- Vendredi
A noter #1 :Une fois le champ créé, le type de données d’un champ personnalisé n’est plus modifiable.
En cas d’erreur, il faut désormais supprimer le champ, pour en récréer un nouveau en y associant le type correct.
A noter #2 : un champ personnalisé ne peut être supprimé que si aucune donnée n’est renseignée sur les objets.
Dès que le champ personnalisé est rempli, une valeur est associée. Il n’est alors plus supprimable.
Quelles particularités selon le type de données du champ personnalisé ?
"Liste" de données : Comment les construire ? Comment les mettre à jour ?
Deux types de champs, offrant une proposition de critères à sélectionner en mode liste, sont ainsi disponibles à la création :
-> Le type de données « Liste » : affiche un champ avec un menu déroulant.
-> Le type de données « Liste multiple » : permet de cocher plusieurs valeurs dans la liste de valeurs potentielles.
Dans les 2 cas, c’est vous qui construisez la liste des données en fonction de vos besoins.
Ainsi, dès que vous avez choisi le type « Liste » ou « Liste multiple » comme type de données, vous pouvez :
- Soit créer une nouvelle liste
- Soit utiliser une liste existante
Pour créer une nouvelle liste dans un champ personnalisé :
- Sélectionnez « Nouvelle liste ».
- Renseignez le titre de la liste. C’est le nom qui vous permettra de la retrouver
- Ajoutez les différentes valeurs. Vous pouvez ajouter plus de critères dans la liste en cliquant sur « + »
- Une fois la liste terminée, réglez les autres paramètres du champ personnalisé
- Validez en cliquant sur « Ajouter ».
Mettre à jour une liste :
- A la place de « Nouvelle liste », sélectionnez dans ce cas, le nom de votre liste de données à mettre à jour.
- Cliquez sur le bouton orange avec le crayon
- Ajoutez ou modifiez ensuite des valeurs dans votre liste
- Enregistrez les mises à jour en cliquant sur le bouton bleu avec l’icône « disquette ».
- Validez l’utilisation de la liste en cliquant sur « Ajouter » ou « Enregistrer ».
Case à cocher : Comment les utiliser ?
Les cases à cocher sont utilisées, plus précisément, dans le cas où la réponse à ce champ correspond à la notion de « valide ».
- Si la case est décochée, alors la valeur signifie que « Non » le critère n’est pas validé.
- Si la case est cochée alors la valeur est « Oui » la valeur est validée.
Par exemple : on peut utiliser ce champ pour savoir si un client est abonné à la newsletter.
Tableaux : Comment les configurer ?
Lorsque vous sélectionnez « Tableau » comme type de données pour un champ personnalisé, il faut définir ensuite : le nombre de colonnes et de lignes de ce tableau à intégrer sur l’objet.
Ajoutez alors le champ personnalisé.
Cliquez sur « Régler » au niveau du champ pour définir des valeurs par défaut dans les lignes et les colonnes.
Rendez-vous ensuite sur l’objet sur lequel le champ a été ajouté pour le renseigner.
Attention : Les champs du type « Tableau » ne peuvent pas être affichés sur les PDFs des documents commerciaux. Ils ne peuvent être créés qu’à des fins de collecte d’information dans l’interface logicielle.
Quels sont les formats de saisies recommandés ?
Chaque type de données à un format particulier de saisie en fonction de sa spécificité.
-> Pour les champs du type « Date »: vous disposerez d’un champ pour le jour, le mois et l’année ou vous pourrez utiliser l’icône « Calendrier » pour sélectionner la date directement.
-> Pour les champs du type « Ligne de texte » ou « Paragraphe de texte »: vous êtes libre d’ajouter des caractères spéciaux, des symboles, des emojis …
Attention toutefois, au risque de corruption à l’export.
Nous vous recommandons d’éviter tout code HTML dans ces champs.
-> Pour les champs du type « Liste »: il n’y a pas de limites en nombre de valeurs possible lors de la création de la liste.
Toutefois, dans ce champ, une seule valeur peut être sélectionnée.
Si vous devez en sélectionner plusieurs, il faut choisir « Liste multiple ». Chaque valeur s’affiche avec une case à cocher. Chaque valeur cochée sera la valeur du champ personnalisé.
-> Pour les champs du type « Nombre »: que vous ajoutiez le nombre à décimales avec une virgule ou un point, le logiciel affichera les données avec un point.
A noter : En complément de l’app « Champs personnalisés », 2 autres apps sont proposés :
Ces 2 apps viennent renforcer les champs ajoutés en permettant :
- Soit de régler au cas par cas des champs sur les produits
- Soit de les afficher sur les PDF des documents commerciaux.
Aussi, si l’app « Groupes d’utilisateurs » est présentes sur votre application. La vue des champs personnalisés peut être limité à certains groupes d’utilisateurs uniquement.
