Comment ajouter des champs personnalisés sur les objets du logiciel ?
Vous souhaitez ajouter des informations spécifiques sur un document commercial et le logiciel ne propose pas ce champ ?
Ou vous avez besoin de qualifier un contact ou une société en fonction de critère propre à votre activité commerciale ?
Dans ce cas, ajoutez un champ grâce à l’app « Champs personnalisés ».
A quoi sert l'app "champs personnalisés" ?
Selon votre activité, vos habitudes de travail ou vos process, vous pouvez avoir besoin d’enregistrer certaines informations sur vos contacts, vos bons de livraisons ou même vos produits.
Avec l’app « Champs personnalisés« , ajoutez de nouveaux champs pour enregistrer, de manière structurée, des informations concernant vos clients, vos affaires, vos ventes, vos livraisons, tâches, projets, documents, etc…
Les champs de recueil d’information que vous créez peuvent avoir des usages multiples :
- Commercial (date de mise en service, type de contrat …) ;
- Marketing (qualification des besoins, préférences d’achats, fréquence d’achat, date anniversaire …) ;
- Communication (abonnement à la newsletter, inscription aux webinars…) ;
- Logistique (nom du transporteur, conditions de livraison, type de colisage…)
- Administratif (indication de critères produits propres aux client dans un devis ou une facture ..)
Comment fonctionne l'app ?
Pour installer l’app, rendez-vous sur l’appStore représenté par une pièce de puzzle.
Recherchez l’app et cliquez sur son nom.
Rendez vous dans l’onglet « Installation » puis cliquez sur « Installer ».
1ère étape : Choix de l’objet
Une fois l’app installée, cliquez sur l’onglet « Accueil ».
Sélectionnez le type d’objet sur lequel vous souhaitez collecter des données.
Vous pouvez ajouter autant de nouveaux champs utiles à votre activité sur un objet.
2ème étape : réglage du nouveau champ
Pour créer un nouveau champ, un formulaire est affiché.
Renseignez alors :
- le nom du champ
- le type de données
- l’affichage du champ dans la recherche
- la possibilité de disposer de ce champ à l’import et à l’export
Une fois que toutes les informations sont réglées, cliquez sur « Ajouter ».
Le champ est alors proposé sur l’objet.
Dans le champ « type de données », vous pouvez désigner dans quel format les informations seront collectées sur l’objet.
- Ligne de texte : pour des mots clés et textes courts à saisir
- Paragraphe de texte : pour des descriptions et contenus longs
- Liste : pour des menus déroulants à choix unique
- Liste multiple : pour des menus déroulant dans lesquels plusieurs items de réponse sont possibles
- Date : pour renseigner une date dans le champ de recueil
- Case à cocher (Oui/non) : pour déterminer une condition applicable et validée ou non par le client
- Tableau : pour saisir des données en grille dans un tableau
- Nombre entier : pour saisir une valeur numéraire ou quantité entière et absolue
- Nombre à 1 décimale : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 1 décimale
- Nombre à 2 décimales : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 2 décimales
- Nombre à 3 décimales : pour saisir une valeur numéraire ou quantité avec 3 décimales
A noter #1 :Une fois le champ créé, le type de données d’un champ personnalisé n’est plus modifiable.
En cas d’erreur, il faut supprimer le champ, puis le recréer à l’aide du type correct.
A noter #2 : un champ personnalisé ne peut être supprimé que si aucune donnée n’est renseignée sur les objets.
Dès que le champ personnalisé est rempli, une valeur est associée, ce qui le rend non supprimable.
Les particularités des types de données :
Liste de données : Comment les construire ? Comment les mettre à jour ?
-> Le type de données « Liste » affiche un champ avec un menu déroulant.
-> Le type de données « Liste multiple » permet de cocher plusieurs valeurs dans la liste de valeurs potentielles.
Dans les 2 cas, c’est vous qui construisez la liste en fonction de vos besoins.
Une fois que vous avez choisi « Liste » ou « Liste multiple » comme type de données, vous pouvez :
- Soit créer une nouvelle liste
- Soit utiliser une liste existante
Créer une nouvelle liste :
- Sélectionnez « Nouvelle liste ».
- Renseignez le titre de la liste
- Ajoutez les différentes valeurs. Vous pouvez ajouter de nouveaux champs en cliquant sur « + »
- Une fois la liste terminée, réglez les autres paramètres du champ personnalisé
- Validez en cliquant sur « Ajouter ».
Mettre à jour une liste :
- A la place de « Nouvelle liste », sélectionnez votre liste de données à mettre à jour.
- Cliquez sur le bouton orange avec le crayon
- Ajoutez ou modifiez des valeurs dans votre liste
- Enregistrez les mises à jour en cliquant sur le bouton bleu avec l’icône « disquette ».
- Validez l’utilisation de la liste en cliquant sur « Ajouter » ou « Enregistrer ».
Case à cocher : Comment les utiliser ?
Les cases à cocher sont utilisées dans le cas où la réponse à ce champ est « Oui » ou « Non ».
- Si la case est décochée, alors la valeur est « Non ».
- Si la case est cochée alors la valeur est « Oui ».
Par exemple : on peut utiliser ce champ pour savoir si un client est abonné à la newsletter.
Tableaux : Comment les construire ?
Lorsque vous sélectionnez « Tableau » comme type de données, il faut définir ensuite le nombre de colonnes et de lignes.
Ajoutez alors le champ personnalisé.
Cliquez sur « Régler » au niveau du champ pour définir des valeurs par défaut dans les lignes et les colonnes.
Rendez vous ensuite sur l’objet sur lequel le champ a été ajouté pour le renseigner.
Attention : Les champs du type « Tableau » ne peuvent pas être affichés sur les PDFs des documents commerciaux. Ils ne peuvent être créés qu’à des fins de collecte d’information
Quels sont les formats de saisies recommandés ?
Chaque type de données à un format particulier de saisie en fonction de sa spécificité.
-> Pour les champs du type « Date »: vous disposerez d’un champ pour le jour, le mois et l’année ou vous pourrez utiliser l’icône « Calendrier » pour sélectionner la date directement.
-> Pour les champs du type « Ligne de texte » ou « Paragraphe de texte »: vous êtes libre d’ajouter des caractères spéciaux, des symboles, des emojis …
Attention toutefois, au risque de corruption à l’export.
Nous vous recommandons d’éviter tout code HTML dans ces champs.
-> Pour les champs du type « Liste »: il n’y a pas de limites en nombre de valeurs possible lors de la création de la liste.
Toutefois dans ce champ, une seule valeur peut être sélectionnée.
Si vous devez en sélectionner plusieurs, il faut choisir « Liste multiple ». Chaque valeur sera affichée avec une case à cocher. Chaque valeur cochée sera une valeur du champ personnalisé.
-> Pour les champs du type « Nombre »: que vous ajoutiez le nombre avec décimales avec une virgule ou un point, le logiciel affichera les données avec un point.
A noter : En complément de l’app « Champs personnalisés », 2 autres apps sont proposés :
Ces 2 apps viennent renforcer les champs ajoutés en permettant :
- Soit de régler au cas par cas des champs sur les produits
- Soit de les afficher sur les PDF des documents commerciaux.
Aussi, si l’app « Groupes d’utilisateurs » est présentes sur votre application. La vue des champs personnalisés peut être limité à certains groupes d’utilisateurs uniquement.
