Comment ajouter des commentaires sur les objets incwo ?
Pense-bête, prise de brief, brainstorming, saisie de compte-rendu de rendez-vous, ou gestionnaire de l’historique de vos informations clients : la fonction « Notes » permet d’ajouter des commentaires pour conserver et retrouver toutes traces de vos réflexions ou échanges sur des projets.
Les commentaires ou notes permettent de documenter et enregistrer des renseignements sur un tiers, ou bien sur un concurrent ou une idée de développement commercial, et de dialoguer avec vos équipes en interne sur un sujet.
Pour savoir comment ajouter des commentaires et ainsi mieux collaborer avec vos équipes, consultez cette documentation.
Deux espaces pour gérer des notes
Dans incwo, vous disposez de deux espaces distincts pour ajouter des notes. Ces deux espaces assurent des rôles différents :
- Depuis le menu « Notes » situé dans l’onglet « Documents »
- Depuis un objet du logiciel pour commenter directement les éléments de CRM ou de gestion d’activité.
Ajouter des commentaires via le menu "notes"
Le menu « Notes » a pour vocation d’accueillir des sujets génériques et transversaux de l’entreprise.
L’idée est d’avoir un espace de réflexion où conserver une trace de données utiles, qui pourront être exploitables immédiatement ou plus tard par l’entreprise.
Par exemple : enregistrez ici des idées pour accroitre vos ventes et développer votre marché (bonnes pratiques commerciales, communication ou marketing), des informations produits, marché, concurrentielles, techniques, des idées sur des projets, etc.
Pour ajouter un commentaire dans cet espace, rendez-vous donc dans le menu de « Notes », situé dans l’onglet, « Documents » .
- Cliquez sur « Nouvelle Note ».
- Définissez un type de note : concurrence, développement produit, réunion interne, idée marketing, documentation …
- Donner un titre
- Détailler le contenu
Vous pouvez aussi :
- Attacher un fichier
- Ajouter un lien hypertexte
- Informer des collaborateurs de l’enregistrement de votre note
La note pourra ensuite être commentée par tous les collaborateurs présents sur incwo.
Ajouter des commentaire sur les objets du logiciel incwo
L’onglet « Notes » des objets (Contacts, affaires, devis, factures, achats, etc.) est dédié à l’enregistrement et le suivi des échanges internes.
Cette fonction permet de centraliser les données propre à un objet et de garder ainsi toutes traces de vos conversations internes, pour retrouver un historique de gestion. Il peut s’agir ainsi de :
- Compte-rendu d’une intervention client sur la fiche de la société ou le bon d’intervention
- Commentaires sur l’avancement de la réalisation d’un produit ou service sur un ordre de production
- Synthèse de discussions internes sur l’affaire
- Retour client et négociation prix, produit ou modalités de commande sur un devis ou la fiche du tiers
- Demande de délais de paiement sur une facture en attente de règlement, etc.
Pour ajouter un commentaire sur un objet, rendez-vous dans l’onglet « Notes » d’un objet du logiciel.
Ensuite :
- Saisissez le commentaire
- Ajoutez un ou plusieurs fichiers et notifiez des utilisateurs si besoin.
- Validez en cliquant sur « Ajouter le commentaire ».
La note s’ajoute automatiquement sur l’objet. La date et heure de dépôt s’affiche pour retrouver l’historique des échanges internes sur le sujet.
A noter #1 : Les notes sont accessibles à l’ensemble des utilisateurs autorisés, et peuvent être commentées et enrichies par tous.
A noter #2 : L’organisation de votre système de gestion de l’information client ou fournisseurs nécessite des process internes.
N’oubliez donc pas de définir, documenter et partager, en interne, les méthodes d’utilisation de votre CRM incwo et de management de l’information, afin que les données enregistrées soient homogènes, structurées, compréhensibles et exploitables pas tous les membres de votre équipe actuelle et à venir !
A noter #3: Pour aller plus loin et échanger avec d’autres utilisateurs sur vos réflexions ajoutés en notes, vous pouvez créer des conversations.
