Comment ajouter des notes sur incwo ?
Pense-bête, prise de brief, brainstorming, saisi de compte-rendu de rendez-vous, ou gestionnaire de l’historique de vos informations clients : la fonction « Notes » vous permet de retrouver toutes traces de vos réflexions en cours ou échanges avec des clients ou fournisseurs sur des projets.
Les notes vous permettent de documenter et enregistrer des renseignements sur un tiers, ou bien sur un concurrent ou une idée de développement commerciales, et de dialoguer avec vos équipes en interne sur un sujet.
Deux espaces pour gérer des notes !
Dans incwo, vous disposez de deux espaces distincts pour ajouter des notes. Ces deux espaces assurent des rôles différents :
- Depuis le menu « Notes » situé dans l’onglet « Documents »
- Depuis un objet du logiciel
Le menu « Notes » a pour vocation d’accueillir des sujets génériques et transversaux de l’entreprise.
L’idée est d’avoir un espace de réflexion où conserver une trace de données utiles, qui pourront être exploitables immédiatement ou plus tard par l’entreprise.
Par exemple : vous pouvez enregistrer ici des idées pour accroitre vos ventes et développer votre marché (bonnes pratiques commerciales, communication ou marketing), comme des facteurs clés de succès à étudier et déployer, ou encore des points clés d’études de concurrence ou de marché, des idées sur des projets, etc.
L’onglet « Notes » des objets (Contacts, affaires, devis, factures, achats, etc.) est lui dédié à l’enregistrement et le suivi des échanges avec le tiers ou de l’information concernant l’objet.
Cette fonction vous permet de centraliser les informations sur un même objet pour retrouver l’historique des notes liées à cet objet. Exemples : enregistrement du compte-rendu d’une intervention client sur la fiche de la société ou sur le bon d’intervention; ajout d’un commentaire sur l’avancement de la réalisation d’un produit ou service sur un ordre de production ; synthèse de discussion interne sur la faisabilité du projet sur l’affaire, retour client et négociation sur le prix, le produit ou les modalité de commande sur un devis ou la fiche du tiers ; demande de délai de paiement sur une facture en attente de règlement, etc.
Comment ça marche ?
Quelle que soit la méthode d’ajout, l’ensemble des notes est consultable depuis la liste des notes dans l’onglet « Documents ».
Une recherche vous permet de retrouver une note saisie sur un sujet en particulier.
Depuis le menu « Notes » dédié :
Le module de « Notes », situé dans l’onglet, « Documents » permet de saisir des informations produits, marché, concurrentielles, techniques, etc. ou des points de vue, des constats, des opinions.
Pour ajouter une nouvelle note, cliquez sur « Nouvelle Note ».
Pour chaque note, définissez :
- Un type (concurrence, développement produit, réunion interne, idée marketing, documentation …)
- Un titre
- Le contenu
Vous pouvez aussi :
- Attacher un fichier
- Ajouter un lien hypertexte
- Informer des collaborateurs de l’enregistrement de votre note
La note pourra ensuite être commentée par tous les collaborateurs présents sur incwo.
Depuis un objet du logiciel :
L’onglet « Notes » des objets du logiciel vous permet d’ajouter des notes en lien avec l’objet consulté (Compte rendu d’un rendez vous sur la fiche d’un client par exemple).
Pour ajouter une nouvelle note :
- Rendez vous sur l’objet concerné
- Cliquez sur l’onglet « Notes ».
- Saisissez votre commentaire
- Ajoutez un ou plusieurs fichiers et notifiez d’autres utilisateurs si besoin.
- Validez l’ajout de la note en cliquant sur « Ajouter le commentaire ».
La note est ajoutée sur l’objet et la date et l’heure d’ajout sont affichées.
A noter #1 : Les notes sont accessibles à l’ensemble des utilisateurs autorisés, et peuvent être commentées et enrichies par tous.
A noter #2 : L’organisation de votre système de gestion de l’information client ou fournisseurs nécessite des process internes.
N’oubliez donc pas de définir, documenter et partager, en interne, les méthodes d’utilisation de votre CRM incwo et de management de l’information, afin que les données enregistrées soient homogènes, structurées, compréhensibles et exploitables pas tous les membres de votre équipe actuelle et à venir !
A noter #3: Pour aller plus loin et échanger avec d’autres utilisateurs sur vos réflexions ajoutés en notes, vous pouvez créer des conversations.
