Comment ajouter un délai de paiement sur une facture
Vous souhaitez indiquer les conditions et échéances de paiement sur un document de vente ? Voici comment ajouter un délai de paiement sur une facture.
Tout d’abord, il ne faut pas oublier que la présence d’un échéancier client est une information obligatoire sur les factures.
Il permet au client de connaitre les délais dont il dispose pour effectuer son règlement. Il peut s’agir notamment d’un paiement à réception de la facture, à 30 jours nets ou bien à une date précise. Au delà de ces termes, généralement le client est redevable de pénalité de retard.
Sur incwo, vous pouvez :
- Ajouter des modalités de paiement directement sur une facture
- Définir des conditions de paiement par défaut, applicables à tous les clients.
- Renseigner et appliquer des échéances de paiement propres à chaque client.
Cette aide en ligne vous permet de découvrir ses 3 dispositifs.
Insérer les modalités de règlement sur une facture
De manière standard, le logiciel permet d’ajouter un délai de paiement sur une facture, mais aussi sur un devis, une confirmation de commande ou un bon de commande fournisseur.
Pour cela, rendez-vous votre pièce commerciale, dont le statut est brouillon, en rédaction, puis dans le bloc « Echéancier de paiement »
- Indiquez le montant ou le pourcentage de l’échéance à verser
- Préciser le mode de paiement de l’échéance : Viremet, chèque, CB, espèce etc.
- Ajouter le délai de paiement
- Soit à date calculée pour avoir la mention d’un terme
- Soit à date ferme de versement attendu
Le mode « date calculée » permet d’afficher, sur les PDF des factures, des termes tels : A facturation, à 30 jours nets, à 15 jours date de facturation, Le 5 du mois, et bien d’autres.
Le logiciel convertit ensuite chaque délai de paiement en date à laquelle le règlement est éligible. Cela permet d’avoir une visibilité sur : les mouvements prévisionnels de trésorerie ou encore les impayés et le retard de paiement.
Ajoutez chaque nouvelle la ligne pour l’intégrer à votre document. Si le règlement s’opère en plusieurs fois, vous pouvez saisir ici autant d’échéances que nécessaires.
Les échéances de paiement s’affichent automatiquement sur le PDF de la facture ou de tout autre document émis.
Définir un échéancier de paiement par défaut
Pour ajouter automatiquement un délai de paiement sur une facture, quel que soit le client facturé, vous pouvez définir un échéancier, par défaut. Il s’appliquera sur l’ensemble des documents commerciaux émis.
Pour cela, rendez vous dans le sous-menu « Paramètres » présent dans le menu « Devis » ou « Factures » de l’onglet « Ventes ».
En bas de la page, cliquez sur « Conditions de paiements ».
Depuis cette page, configurez les conditions de paiement génériques qui s’appliqueront par défaut à chaque client ou chaque fournisseur
Cliquez sur « Modifier » au niveau de l’échéancier à régler.
Ajoutez un délai de paiement en choisissant :
- le pourcentage du montant (30%, 50%…)
- l’échéance calculée (A réception de la facture, A 8 jours net, A 30 jours fin de mois…)
- le mode de paiement (Par carte bancaire, par virement, par chèque…)
Cliquez sur « Ajouter » pour intégrer l’échéance
Lorsque l’échéancier est complet, validez le réglage en cliquant sur « Terminer ».
Il s’appliquera alors sur tous les prochains documents commerciaux créés.
Appliquer un délai de paiement spécifique à chaque client
Si votre client a négocié des modalités de paiements particulières, différentes de celles que vous appliquez par défaut, sur incwo. Vous pouvez régler cet échéancier client directement depuis sa fiche.
Pour cela, rendez-vous sur la fiche du client concerné.
Cliquez sur « Modifier » au niveau du champ : « Echéancier client ».
Définissez alors l’échéancier prévu avec le client puis cliquez sur « Terminer ».
A noter #1: L’échéancier fixé sur la fiche du client est prioritaire par rapport aux conditions de paiement fixées par défaut.
Dans le cas où vous avez réglé un échéancier sur le contact ou la société facturé, c’est donc ce dernier qui sera appliqué sur tous les documents commerciaux émis pour ce client.
A noter #2 : Ensuite, pour enregistrer un règlement client sur une facture, consultez notre documentation dédiée.
