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Comment automatiser la numérotation clients et fournisseurs ?

Pour retrouver rapidement vos clients et vos fournisseurs, attribuez-leur un numéro !

Ce numéro peut être affecté manuellement sur incwo ou automatisé.

Si vous gérez un grand nombre de clients et de fournisseurs, le plus simple est généralement que la numérotation de ces tiers soit automatique. 

Comment régler l'affectation automatique des numéros clients et fournisseurs ?

Le premier point à savoir, c’est que le logiciel distingue le numéro client et le numéro fournisseur. 

Une même fiche société, si elle a, à la fois une qualification client et fournisseur, peut alors disposer de deux numéros différents. 

Par défaut, le numéro client et/ou du numéro fournisseur se règle sur la fiche de tiers concernée, c’est-à-dire de la société ou du contact.

Et, pour que la numérotation soit automatique, un réglage s’effectue au niveau de la configuration des codes comptables des tiers.

Ce réglage est disponible grâce à l’app « Export comptable« .

 

Pour y accéder : 

  • Rendez-vous dans le menu « Export et import de données », situé dans l’onglet « Configuration »
  • Sélectionnez « Réglages plan comptable »
  • Cliquez ensuite sur « Codes comptables des tiers ».
  • Modifiez pour accéder au réglage.
L'affectation automatique des numéros clients et fournisseur se règle depuis la configuration des codes comptables des tiers

Dans le champ « Numéro client » et/ou « Numéro fournisseur :

  • Cochez la case « numérotation automatique »
  • Définissez le numéro de départ. (Si vous ne renseignez rien ce sera 1 par défaut)
  • Enregistrez pour valider le réglage.

 

Votre numérotation des tiers sera alors automatisée.

Une case à cocher permet d'activer la numérotation automatique des clients et/ ou des fournisseurs

A noter #1 : Une fois que le réglage de génération automatique du numéro est effectué, l’affectation manuelle des numéros n’est plus proposé sur la fiche des tiers.

A noter #2 : Un réglage est proposé pour afficher les numéros clients sur les factures. 

Pour cela, rendez vous sur l’app « Export comptable«  dans l’onglet « Réglages »

Réglez « Oui » au niveau du réglage « Afficher le numéro du tiers dans l’adresse sur les PDF ».

A noter #3 : Le numéro client ou fournisseur peut être exploité directement pour la composition du code comptable du tiers. 

En intégrant la variable « (NUMCLIE) » ou « (NUMFOUR) » dans la composition du code comptable client et/ou fournisseur, le code comptable est automatiquement généré. 

Dans notre exemple en capture d’écran, pour un client dont le numéro client serait 1234, le code comptable client généré serait C1234

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