Comment configurer un compte bancaire par défaut ?
Configurez un compte bancaire par défaut, pour qu’il s’affiche automatiquement sur tous vos documents commerciaux, type devis, factures etc. !
En effet, vous souhaitez que tout collaborateur de votre équipe, qui émet un bon de commande clients ou des factures, affiche sur ces documents votre IBAN et BIC ? Même s’ils n’ont pas accès au menu de gestion des compte bancaire, c’est possible, avec le compte par défaut !
Ajouter un compte bancaire dans un incwo
En tout premier lieu, ajoutez vos comptes bancaires sur incwo.
Une fois cette opération réalisée, telle que décrite dans la procédure, vous pourrez définir un compte bancaire par défaut.
Il sera ainsi possible d’imposer l’usage et l’affichage de ce compte bancaire et même de bloquer toute possibilité d’application d’un autre compte, si vous en avez plusieurs.
Voici comment faire !
Régler le compte bancaire par défaut
Rendez-vous dans le menu « Configuration » puis « Comptes bancaires » et enfin « Paramètres ».
Ensuite, au niveau du réglage « Compte bancaire par défaut » sélectionnez le nom du compte à appliquer. Un clic sur les 3 petits points affiche la liste de comptes bancaires. Sélectionnez celui à afficher, de préférence, grâce au menu déroulant
Confirmez en cliquant sur « Valider ».
Ce compte bancaire devient alors celui proposé prioritairement, sur tous les documents commerciaux et règlements clients et fournisseurs.
Avec ce réglage, il reste le cas échéant, modifiable, sauf à opter pour l’option de verrouillage (lire plus bas). Ainsi, si un collaborateur est autorisé sur « compte bancaire : toutes le données », avec ce réglage, lui reste la possibilité de changer le compte si nécessaire.
Afficher l'IBAN et BIC sur les documents commerciaux
Une fois le réglage réalisé, l’information est prise en compte :
- Pour afficher l’IBAN et le BIC et/ou le RIB sur tous les nouveaux documents commerciaux émis
- Pour enregistrer tous flux des règlements sur cette banque : encaissements ou décaissements ajoutés
Ce réglage s’applique quel que soit l’utilisateur, autorisé ou non sur les comptes bancaires.
Quelque soit le mode de création du devis, de la confirmation de commande de la facture, ou encore d’enregistrement du règlement client ou fournisseur, le logiciel sélectionnera le compte réglé par défaut.
Le logiciel applique le compte bancaire par défaut, sur les encaissements ou des décaissements, qu’ils soient saisis :
- Depuis une facture ou un achat,
- Depuis le menu « Nouvel encaissement », « Nouveau décaissement »
- Depuis le menu « Nouveaux encaissements » ou « Nouveaux décaissements » pour des ajouts en masse
En complément, retrouvez nos documentations
Verrouiller le compte bancaire par défaut
Pour renforcer et imposer l’application du compte bancaire par défaut, un paramétrage complémentaire est disponible : « Compte bancaire par défaut verrouillé ».
Au delà de suggérer et afficher obligatoire un compte bancaire sur les documents commerciaux, ce réglage supplémentaire impose l’application exclusive du compte bancaire désigné.
Ainsi, si vous avez plusieurs compte bancaires, ce réglage rend impossible la modification de l’option de compte sélectionnée par défaut.
Une fois ce réglage activé, aucun utilisateur ne peut ainsi remplacer le compte bancaire réglé sur le devis ou la facture émise. Le compte par défaut est fixe et s’applique à tous pour tout document émis.
A noter : Les profils « Dirigeant » autorisés sur les comptes bancaire peuvent, tout de même, mettre à jour un compte bancaire verrouillé.
Sur un règlement ou un document commercial, la mention « Verrouillé » sera visible, mais, en modifiant l’objet, la mise à jour du compte bancaire est possible.
