Comment envoyer des fichiers avec devis et factures ?
Vous souhaitez ajouter des fichiers sur un devis ou une facture pour l’envoyer à votre client ? Vous voulez compléter avec des documents techniques ou de sécurité, ou bien un compte-rendu d’intervention ?
incwo vous permet d’intégrer des fichiers joints à votre message d’envoi de devis ou facture.
Pour déposer des fichiers et les partager ainsi avec vos contacts, la première étape est d’installer l’app « Documentation commerciale ». Cette app vous permettra ensuite d’envoyer des fichiers depuis un devis ou une facture.
Installer l'app "Documentation Commerciale"
Pour ajouter des fichiers et les joindre à l’envoi des documents commerciaux, de types devis, factures ou bon de commande fournisseur l’app « Documentation Commerciale » est nécessaire.
Pour installer l’app :
- Rendez-vous sur l’appStore représenté par une pièce de puzzle.
- Recherchez l’app en tapant son nom
- Cliquez sur son nom pour ouvrir l’app.
Rendez-vous ensuite dans l’onglet « Installation » de l’app, puis cliquez sur « Installer ».
Une fois l’app installée, vous pourrez envoyer des fichiers pour accompagner vos devis ou factures.
Pour cela, il vous faudra déposer et marquer les fichiers « partager avec le tiers ».
Vous pouvez déposer et partager des fichiers qui auront :
- une exploitation unique dans le cadre d’une vente ou d’un achat
- un usage permanent dans la cadre de toute vente ou achat d’un produit ou service
Déposer un fichier à usage unique
Lorsqu’il s’agit d’un document spécifique à votre contact, vous pouvez le déposer sur une pièce commerciale et lui adresser simultanément à votre devis ou facture.
Il peut s’agir par exemple d’une documentation telle que :
- Contrat client
- Fiche d’audit
- Compte-rendu de mission
- Justificatif d’intervention
- Mandat SEPA à compléter et signer
- etc.
Pour que vos fichiers soient alors proposés, lors de l’envoi de votre document commercial, ceux-ci doivent d’abord être déposés : sur l’objet, puis ensuite marqués « Partager avec le tiers ».
Pour cela sur un devis, une facture ou un bon de commande fournisseur :
- Déposer le document dans l’onglet « fichiers ». Consultez la documentation dédiée pour insérer votre ou vos fichiers.
- Cochez la case « partager avec le tiers » après téléchargement du fichier
Ce fichier dispose alors de la configuration nécessaire pour être transmis à votre client en même temps que l’envoi du document commercial.
Télécharger un document à adresser systématiquement
Pour les produits qui nécessitent d’adresser une documentation technique ou de sécurité : l’envoi de ce type de contenu s’automatise.
Comment ?
Dans ce cas spécifique, le fichier est à déposer sur la fiche du produit.
Pour cela :
- Rendez-vous sur une fiche article de votre catalogue
- Déposez le document dans l’onglet « fichiers ».
- Cochez la case « partager avec le tiers«
Ensuite, dès qu’un utilisateur du logiciel ajoute l’article sur un devis ou une facture, les fichiers à joindre, lors de l’envoi, s’affichent.
Un bloc « joindre des fichiers » présente automatiquement la liste des fichiers du produit marqués « partager avec le tiers ». Ils sont automatiquement cochés dans ce bloc, prêts à être envoyés avec le devis.
Ainsi, dès que cette case est cochée : tout document commercial, technique, de sécurité, ou des photos produits sont proposés lors de l’envoi par mail, en même temps que le devis ou la facture.
Aussi :
- Pour conserver l’envoi du fichier et transmettre le fichier : laissez la case cochée.
- Pour ne pas transmettre le document dans un cas particulier : décochez la case.
Envoyer les fichiers joints du devis ou de la facture
Dans un second temps, vous pouvez transmettre ces fichiers à votre contact en même temps que votre devis ou facture.
Pour cela, cliquez sur le lien « Envoyer par mail » présent dans le bloc de raccourcis du devis ou de la facture, à gauche.
Dans la première étape de la préparation de l’envoi du mail, pour chaque document client la liste, les fichiers associés, s’affiche.
Pour confirmer leur prise en compte lors de l’envoi :
- Dans le champ « Documents » : sélectionnez les pièces commerciales à envoyer (vous pouvez joindre plusieurs factures ou devis simultanément).
- Dans le champ « Fichiers à joindre au mail » : cochez la case « Documents PDF et fichiers attachés« pour transmettre le PDF du devis ou de la facture, ainsi que les fichiers-joints
- Complétez les autres éléments nécessaires
- Validez en cliquant sur « Continuer« .
Sur la seconde étape, le champ « Archive« , vous permet d’indiquer que vous souhaitez envoyer l’ensemble de vos pièces-jointes dans un fichier ZIP compressé. Cette option est recommandée lorsque vous envoyez des fichiers volumineux et/ou nombreux.
Sur cette étape, complétez enfin votre message ou utilisez un modèle de document.
Envoyez alors, votre message à votre contact.
