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Joindre un fichier lors de l’envoi d’un devis ou une facture ?

Vous souhaitez joindre des fichiers avec l’envoi de votre factures ou de vos devis comme des Bons à Tirer, des photos produits, des documents techniques, ou un compte-rendu d’intervention  ?

incwo vous permet d’intégrer vos fichiers à votre envoi afin que votre client dispose de tous les éléments que vous souhaitez lui transmettre.

Comment faire ?

Pour que vos fichiers soient  proposés par le logiciel lors de l’envoi de votre document commercial, ceux-ci doivent avoir été préalablement attachés dans l’objet depuis lequel vous écrivez.

Pour cela :

  • Installez l’app « Documentation Commerciale »
  • Ajoutez le document, ou assurez-vous qu’ils soient présents, dans l’onglet « fichiers » de votre devis, facture, bon de livraison ou bon de commande concerné.
  • Cochez la case « partager avec le tiers« 

Depuis cet onglet « Fichiers » vous pourrez insérer votre ou vos fichiers.

Ensuite, pour adresser votre document par email, cliquez sur le lien « Envoyer par mail » présent dans le bloc de raccourcis à gauche.

Dans la première étape de la préparation de l’envoi du mail, sélectionnez vos fichiers à joindre.

Sur la première étape pour l’envoi de vos documents commerciaux :

  1. Sélectionnez les pièces commerciales à envoyer (vous pouvez joindre plusieurs factures ou devis simultanément).
    Les fichiers joints à chaque pièce sont visibles.
  2. Cochez la case « Documents PDF et fichiers attachés » au niveau du champ « Fichiers à joindre au mail ».
  3. Complétez les autres éléments nécessaires
  4. Validez en cliquant sur « Continuer« .

 

Sur la seconde étape, le champ « Archive« , vous permet d’indiquer que vous souhaitez envoyer l’ensemble de vos pièces jointes dans un fichier ZIP compressé. C’est pratique lorsque vous envoyez beaucoup de fichiers dans un seul envoi.

Sur cette étape, vous pourrez renseigner votre message ou utiliser un modèle de document, puis envoyer votre message à votre contact.

A noter : Vous pouvez également marquer des  fichiers « partager avec le tiers » sur les fiches produits.

Ces fichiers seront alors présents lors de tout envoi devis, factures, etc. dans lequel le produit est inséré. Vous pourrez ainsi les joindre facilement à vos messages clients.

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