Comment réaliser le lettrage comptable des écritures ?
Vous souhaitez rapprocher vos débits / crédits des ventes et achats correspondant et ainsi suivre vos impayés tiers par tiers ? Voici comment réaliser le lettrage comptable de vos écritures.
Qu'est-ce que le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable est une méthode de contrôle qui consiste à rapprocher des montants, de ventes ou d’achats, à un compte de tiers.
En d’autre terme c’est : attribuer un code unique ou une lettre (d’où le terme de lettrage) à deux écritures comptables qui correspondent :
- d’un côté une écriture de vente ou d’achat
- de l’autre un ou des règlements associés.
Lettrer des écritures comptables s’opère ainsi par association des écritures de débit ou de crédit avec les pièces de facturation ou d’achat correspondantes.
Le lettrage comptable vous permet de lier les mouvements de trésorerie pour suivre les règlements de vos clients et fournisseurs par des lettres.
Il est possible de faire correspondre plusieurs règlements à une facture ou un achat .
Au final, le lettrage permet d’identifier les écritures non réglée, c’est-à-dire la facture ou l’achat dont partie ou totalité des règlements restent en attente.
Installer l'app "Lettrage comptable"
Pour réaliser un lettrage des écritures comptables, vous devez tout d’abord installer l’app.
Pour cela, rendez vous dans le menu « Appstore » représenté par une pièce de puzzle.
- Recherchez l’app « Lettrage comptable »
- Cliquez sur son nom.
- Cliquez sur l’onglet « Installation »
- Puis sur « Installer ».
Une fois l’app installée, rendez-vous sur la page d’accueil de l’app pour accéder à la balances des tiers et consulter chaque livres de tiers.
Depuis le livre d’un tiers client ou fournisseur vous pourrez lettrer les écritures.
Réaliser le lettrage comptable des écritures
Pour effectuer le lettrage comptable, rendez-vous sur votre livre de tiers situé dans l’onglet « tableau de bord » ou depuis une fiche de contacts ou sociétés.
Une fois sur le livre du tiers, vous retrouvez toutes les opérations liées au compte client ou fournisseurs. Ici sont ainsi présentes toutes les opérations de ventes ou achats et les règlements associés au tiers.
Dans la colonne « Lettrage » (nommé « lettr. ») de chaque livre de tiers, lettrez manuellement vos écritures.
Pour cela :
- Cliquez sur un cadre bleu, pour une opération de vente ou d’achat
- Sélectionner une lettre en dans la liste déroulante.
- Reporter cette même lettre sur le règlement associé, s’il figure dans la liste.
Affectez ainsi une même lettre aux écritures de débit et crédit qui se correspondent.
Le lettrage marque le rapprochement final d’une pièce et de son règlement dans votre gestion.
# Si vous avez reçu un règlement pour deux factures, le lettrage comptable permet de rapprocher les écritures de la manière suivante
- FACTURE 1 LETTRE : A
- FACTURE 2 LETTRE : A
- REGLEMENT LETTRE : A
# Si vous avez reçu 3 règlements pour une même facture, le lettrage aura alors le format suivant :
- FACTURE 2 LETTRE : B
- REGLEMENT 1 LETTRE : B
- REGLEMENT 2 LETTRE : B
- REGLEMENT 3 LETTRE : B
Cette phase de contrôle matérialise la notion d’impayé des pièces (achats, factures) et permet ainsi de visualiser les règlements en attente.
Exporter les écritures non lettrées et suivre les impayés
Le centre d’export permet d’exporter les écritures non lettrées pour le suivi de vos impayés.
Vous pouvez exporter ensuite vos impayés, c’est-à-dire vos écritures non lettrées, sur un fichier CSV pour votre comptable.
Pour exporter les impayés en fichier CSV:
- Dirigez-vous vers l’onglet « Configuration »puis « Export et import de données »
- Cliquez sur le menu « centre d’export » et retrouvez tous les objets exportables. Choisissez les données :
- Facture (SansLettrage)
- Achats (SansLettrage)
- Définissez la période d’export
- Sélectionnez le format d’encodage et le séparateur du fichier à récupérer
- Lancez l’export
Retrouvez alors la liste de tous vos achats et factures impayés.
A noter : Pour préparer vos exports en comptabilité et contrôler vos écritures, découvrez l’app « contrôle comptable »
