Comment faire une facture ?
Vous commercialisez des produits et/ou services ? Votre entreprise doit facturer ses clients ? Voici comment créer des factures de ventes dans incwo !
Le module « Factures » présent dans le menu « Ventes » permet de créer, imprimer et envoyer en quelques clics des factures à vos clients.
Composez et éditez rapidement ce type de document grâce aux données déjà enregistrées sur votre application :
- vos produits dans le catalogue
- vos coordonnées d’entreprise
- les coordonnées de vos clients/ prospects dans vos contacts commerciaux
Comment créer un nouvelle pièce de facturation ?
Pour créer une facture, plusieurs options !
- Soit dans le menu ’« Ventes » puis le sous-menu « facture ». Cliquez ensuite sur « + facture ». Se crée alors un document vierge à compléter.
- Soit à partir d’une fiche contact ou société, en cliquant sur le lien : « Faire une facture ». Si sur le tiers l’adresse de facturation et de livraison sont saisies, elles s’affichent automatiquement.
- Soit depuis un devis ou un bons de livraison en cliquant sur « Faire une facture » depuis ce type de document.
-> Le clic sur un de ces liens ajoute une « Facture à établir » dans incwo, c’est-à-dire une pièce en mode brouillon, non numérotée, non datée, à compléter. Cette pièce commerciale porte alors temporairement le nom de #REF#
La composition d’une facture se réalise en deux temps.
- Saisissez d’abord les informations administratives et les coordonnées du client, puis validez.
- Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations
Ajouter les informations administratives et client
Lors de la création d’une nouvelle facture, la première chose à compléter sont les éléments administratifs .
Il s’agit ici des informations relatives au client et options de règlement de la pièce émise.
Dans la partie supérieure de la facture, vous pouvez ainsi :
- Appeler le nom du client en saisissant les premières lettres de son nom. L’application propose les contacts et sociétés. Sélectionnez celui concerné pour l’ajouter. Si le tiers n’est pas encore dans votre base de données clients, saisissez son nom complet. L’application vous indique alors qu’il n’y a pas de correspondance. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer la fiche de ce nouveau tiers, en même temps
- Sélectionner l’adresse du client. Pour une adresse désignée « adresse de facturation », elle est proposée par défaut
- Indiquer le compte bancaire pour afficher votre IBAN & BIC sur le PDF. Vous pouvez, à ce titre, configurer un compte bancaire par défaut
- Préciser la politique de pénalité de retard et d’escompte
Intégrer les produits et services sur la facture
Une fois la facture à établir #REF# générée, il ne vous reste plus qu’à la compléter en intégrant les produits et services, depuis le bloc «Produits facturés».
->Pour un article non présent dans le catalogue produits :
- Saisissez le nom complet de l’article, dans le champ à droite de la loupe. Ce champ accueille la désignation du produit.
- Complétez l’information sur le produit dans le champ « note ». Ce champ accueille la description de l’article.
- Indiquez : le prix unitaire, les quantités et la TVA de l’article.
- Cliquez sur « Ajouter »
-> Pour un article présent dans le catalogue produits :
- Tapez les premières lettres du nom ou de la référence de l’article, dans le champ à droite de la loupe
- Sélectionnez la proposition correspondante en cliquant sur son nom : le prix s’affiche pour 1 quantité.
- Ajustez les quantités
- Validez pour ajouter la ligne
Le Taux de TVA est, par défaut, celui indiqué dans vos « Données d’entreprise » ou sur la fiche du produit.
Insérer les modalités de paiements
Le bloc « Echéancier des paiements » permet de définir les conditions de règlement qui s’afficheront sur le PDF.
Pour chaque échéance, déterminez :
- le montant à régler : soit en valeur, soit en pourcentage, si vous avez plusieurs échéances prévues.
- la date de l’échéance : soit une date fixe du calendrier, soit une échéance à terme, de type (A la commande, à réception de la facture, à 30 jours fin de mois, etc.
- le mode de paiement (virement, prélèvement, chèque, espèce…)
Cliquez sur « Ajouter » pour valider la ligne de votre échéance.
Pour gagner du temps, configurez un échéancier par défaut.
Valider la facture à établir
Une fois votre brouillon #REF# complété et l’ensemble des éléments vérifiés : vous pouvez valider votre document.
En effet, lorsque la facture est encore en statut « à établir », elle reste modifiable. Elle n’est pas définitive, ne porte pas de date et de numéro. Elle ne peut pas non plus donner lieu à l’impression d’un document officiel à transmettre au client.
Aussi, une fois que l’ensemble des données sont vérifiées par vos soins, cliquez sur le lien « Valider ce document » présent :
- en haut dans le champ « Référence et date »
- dans le bloc de raccourcis à gauche sur la facture.
Confirmez la validation.
Votre facture est alors validée. Elle dispose à présent d’une date et une numérotation définitive.
Lancez ensuite l’impression ou adressez-la par email à votre client directement depuis incwo en cliquant sur « envoyer ce document par mail » !
Bon à savoir !
La numérotation et la datation des pièce de facturation sont automatiques et chronologiques.
Vous pouvez, toutefois, choisir le format de votre numérotation, pour cela rendez-vous dans le menu Factures > Paramètres >Règle de numérotation.
La facturation est par défaut dans votre Monnaie de travail, telle que définie dans vos données d’entreprise, c’est-à-dire l’euro, si votre siège est en France. Toutefois pour vos besoins de facturation de client à l’export, vous avez peut-être besoin d’éditer une pièces commerciale dans une autre devise (Dollars, Livres Sterling, Couronne Danoise, Francs Suisse, Yuan, etc.)
Choisissez la monnaie de la facture parmi plus de 150 monnaies grâce à l’app « Achats et ventes en multimonnaie« .
Le taux de change est calculé automatiquement entre la monnaie sélectionnée et votre monnaie de travail.
A noter : Le logiciel incwo est certifié NF 203 pour les logiciels de facturation .
A ce titre, une fois que votre facture est validée, elle n’est plus modifiable.
Elle est chainée, datée et signée pour être intégrée dans une système de traçabilité des données en vue de la simplification du contrôle fiscal.
