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Comment créer une facture proforma ?

Votre client vous demande une facture proforma ? Vous souhaitez garantir vos prix et conditions à votre client via l’édition d’un proforma ? Alors comment créer une facture proforma !

Avec l’app « Facture Proforma« , éditez des factures proforma.

Vous pourrez alors créer, imprimer ou envoyer à vos clients, par mail, des factures proforma.

Qu'est-ce qu'une facture Proforma

La facture proforma s’établit en amont de la l’opération commerciale. Il s’agit en fait d’un type de devis qui détermine les grandes lignes de la vente.

Une facture proforma peut être demandée par la banque de votre client dans le cas d’un prêt, par exemple. La banque vérifie alors les coûts du projet à financer. Au-delà, en tant que nouveau fournisseur d’un client, ce document peut également vous être demandé pour transmettre les prix et conditions qui régiront votre relation client.

Dans tous les cas, ce n’est pas  une facture de vente. On parle alors d’un document qui est « une facture pour la forme » !

Comment faire une facture proforma ?

Pour créer un proforma, installez l’app « Facture Proforma » présente dans l’appStore.

Vous pourrez ensuite, depuis le menu « Devis » présent dans l’onglet « Ventes », réaliser, imprimer et adresser en quelques clics un proforma à vos clients.

La génération d’une facture proforma nécessite une action particulière : la définition du type de pièce créée.

Ensuite la pièce se complète comme un devis.

Régler le type "proforma" sur la nouvelle pièce

L’ajout d’une facture proforma se fait depuis la fonctionnalité  : Devis.

Ce qui va donc différencier les pièces, c’est la typologie affectée à création.

Pour créer une proforma, commencez donc par :

Définir le type proforma

  1. Cliquez sur le bouton « + Devis » présent sur la liste des devis.
  2. Dans le champ « Type » sélectionnez « proforma ».
  3. Réglez les différents autres paramètres (comptes bancaire, CGV, …)
  4. Enregistrez pour créer votre facture proforma.

Une proforma à établir se crée, avec mention #REF pour désigner son état de brouillon.

Le document #REF  n’étant pas définitif, il ne comporte pas de numéro et de date ferme.

Ce document est ensuite à compléter avec la liste de vos articles.

Créer une facture proforma

Ajouter les produits et services et valider

Tout d’abord, l’ajout d’article, qu’ils soient produits ou services, se déroule de la même manière que pour les devis.

C’est-à-dire via le bloc  « Produits du devis ».

Une fois que vous avez intégré l’ensemble de vos produits, ainsi que vos conditions de paiement, il est temps désormais de confirmer votre facture proforma..

Pour cela, cliquez sur le bouton « Valider« .

A validation, celle-ci devient définitive. Son contenu se fige et n’est plus modifiable. La proforma est alors numérotée, datée, signée et chainée. 

Si vous avez une modification à apporter (adresse du client, quantité d’un produit…), il faudra marquer votre facture proforma « Refuser » et en créer une nouvelle.

Une fois votre Proforma validée, vous pourrez générer le PDF pour l’imprimer ou le transmettre par email à vos clients.

Lors de l’impression PDF, le document se nomme alors proforma.

A noter : Pour disposer du choix de l’intitulé pour chacun de documents, votre usage de l’application ne doit pas être en mode « 1-Clic ».

Pour désactiver le mode « 1-Clic », qui permet de composer un devis par saisie direct des produits, rendez-vous dans les paramètre du devis

Depuis le menu « Ventes« , cliquez sur « Devis » puis « Paramètres« . Sur la ligne de réglage « Créer les documents en 1-clic« , sélectionnez : Non

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