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Comment ajouter un produit de mon catalogue sur une facture ?

Vous avez composé votre catalogue produits à la vente ? Vous souhaitez donc y faire appel sur vos devis et factures ?

Vous pouvez ajouter vos produits :  soit sur une nouvelle facture à établir, soit sur une facture à établir existante.

Dans les 2 cas, rendez-vous sur la liste des factures dans le menu « Factures » situé dans l’onglet « Ventes ».

1. Pour ajouter un produit du catalogue sur une nouvelle facture à établir

Cliquez sur le bouton  « +facture ».

La création d’une facture, comme celle d’un devis, d’un bon de commande ou d’un bon de livraison, se réalise en deux temps.

  • Saisissez d’abord les caractéristiques de votre document commercial et les coordonnées de votre contact, puis validez.
  • Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations à facturer.

Lorsque la facture est créée et que vous passez à l’étape d’ajout des produit, vous devez :

  • Cochez le type « produit« 
  • Positionnez votre curseur dans le champ de désignation de l’article.
  • Saisissez les premières lettres du nom de l’article ou de sa référence.
    Une sélection de produits s’affiche en-dessous.
  • Cliquez sur le nom de l’article à facturer. Il s’insère automatiquement dans les cases. Son prix et la TVA lui sont associés.
  • Saisissez les quantités, puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

     

Une fois que votre facture brouillon, nommée « Facture à établir » est finalisée, transformez la en facture définitive. 
Après transformation de la facture, vous ne pourrez modifier son contenu, c’est-à-dire ni  ajouter de produits ou remises, ni modifier les informations relatives au client facturé.

2. Pour ajouter un produit catalogue sur une facture à établir existante

Si vous avez plusieurs livraison pour un même client et que vous facturez en fin de mois, vous pouvez créer une seule facture pour l’ensemble des produits.

Pour ajouter des articles sur une facture pendant tout un mois (par exemple), celle-ci doit être conserver en statut brouillon, c’est-à-dire en mode « Facture à établir ».

Depuis la liste des factures : 

  • Cliquez sur la date ou le #REF# de la facture à établir pour afficher son contenu et ajouter de nouveaux articles.
  • Pour appeler un article de votre catalogue, cochez « Produit » et positionnez-vous dans le champ de désignation de l’article.
  • Saisissez les premiers lettres du nom de l’article ou de sa référence.
    Une sélection de produits s’affiche en dessous.
  • Cliquez sur le nom de l’article à facturer. Il s’insère automatiquement dans les cases. Son prix et la TVA lui sont associés.
  • Saisissez les quantités, puis cliquez sur le bouton « ajouter« 

Le produit s’ajoute au contenu précédent de la facture.

A noter : Sachez que vous pouvez facturer en une seule fois tous les bons de livraison ou toutes les commandes d’un client sur une période.

Pour cela : 

  • Effectuez une sélection des Bons de livraisons ou des devis du client concerné
  • Depuis la liste des sélections, cliquez sur « Facturer ».
  • Lancez le job de facturation. 
  • Le logiciel créé la facture pour vous regroupant la totalité de vos produits et vous êtes notifiés lorsque la facture à établir est produite.
  • Validez votre facture et envoyez-la à votre client.

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