Comment créer des factures d’acompte ?
Vous avez des périodes de facturation liées à l’avancement du projet ou chantier ? Vous concevez des produits sur mesure et demandez le paiement d’un acompte avant le lancement en production ? Ou bien encore, vous facturez à la commande une partie de votre prestation de services ?
Dans ce cas, vous avez mis en place un échéancier et avez reçu le paiement d’un acompte.
Légalement, tout règlement doit faire l’objet d’une facture. Nous vous recommandons donc de créer une facture d’acompte pour chaque paiement client et ce dès le premier versement.
Le dernier paiement fera l’objet d’une facture de solde.
Vous pouvez, entre les 2, émettre d’autres factures partielles du montant ou du pourcentage correspondant au règlement attendu ou réalisé par votre client.
Pour réaliser des factures d'acompte, 3 solutions !
1. A partir d'un devis accepté par le client
Pour cela, sur votre devis, cliquez sur le lien « Faire une facture » présent dans le bloc de raccourci à gauche.
Sur la page intermédiaire, indiquez le pourcentage de facturation (exemple : 50 pour 50 %) ou le montant puis validez.
Une facture à établir est alors automatiquement créée, et vous pouvez la consulter et la modifier depuis la liste des factures.
Si votre facture à établir correspond bien à vos attentes, transformez la en facture définitive afin de l’adresser à votre client.
Sur l’impression et l’édition PDF, vous y trouverez les mentions Total de l’acompte et Valeur de l’acompte
Vous pourrez aussi y affecter le règlement reçus pour solder votre facture.
Pour facturer les montants restant à votre client, rendez-vous sur votre devis initial, et facturez le pourcentage ou le montant restant.
Sur l’écran intermédiaire, le logiciel vous affiche :
- Une mention indiquant le pourcentage ou le montant déjà facturé.
- Le pourcentage et le montant restant à facturer
Validez ensuite pour finaliser et créer la facture de solde.
2. Depuis une facture pour laquelle un acompte vous a été versé par votre client
Dans le cas où vous émettez une seule facture pour le montant total de votre vente, en y précisant les différentes échéances à régler :
- Ajoutez simplement le règlement de la première échéance sur votre facture.
- Rendez vous directement sur la facture concernée.
- Saisissez la valeur du montant versé et la date de paiement, dans le bloc « Encaissement réalisé » de la facture. Cette mention sera alors reprise sur le PDF de votre facture. Dans le bloc Total, l’information « Montant perçu : XX€ » sera affichée, si vous avez réglé la vue de cette information.
Ce montant viendra en déduction de la somme totale à payer par votre client.
Si vous avez déjà généré le PDF Original de votre facture sans les règlements, vous devez générer un duplicata du PDF en cliquant sur « Générer un duplicata du PDF » présent dans le bloc de raccourci à gauche sur votre facture.
A noter : Un réglage présent dans les paramètres des factures vous permet d’afficher le détails des règlements reçus sur vos factures.
Rendez vous dans l’onglet « Ventes », menu « Factures » et sous menu « Paramètres ».
Marquez « Oui » au réglage « Afficher le détail des paiements sur le PDF ».
3. Par facturation direct de chaque acompte
Si vous facturez directement l’acompte, c’est-à-dire que vous réalisez directement une facture pour chaque acompte :
- Créez votre facture à établir
- indiquez le % de facturation dans le bloc « Divers » de la facture à établir.
- Transformez votre facture à établir en facture définitive
Vous émettrez ainsi une facture d’acompte ou facture partielle de la valeur du % indiqué. Le montant total TTC à régler indiqué, correspondra alors au pourcentage que vous facturez.
Pour facturer le solde, vous devrez « Dupliquer votre facture » et facturer le pourcentage restant.
Dans ce cas, sur la facture, il n’est pas fait mention du solde restant à facturer, mais uniquement du montant à régler.
