Comment créer les achats par OCR ?
Pour gagner du temps, vous voulez envoyer les factures fournisseurs à incwo et que le logiciel créé les achats directement ? C’est possible, grâce l’ajout d’achats par OCR !
En effet, la technologie OCR (Optical Character Recognition) permet de lire les éléments présents sur un fichier (PDF ou image) et de remplir directement les informations sur l’achat.
Vous n’avez ainsi plus à renseigner manuellement les données, le logiciel le fait pour vous !
Pour ajouter vos achats plus rapidement, le logiciel propose ainsi les fonctions inbox achat et OCR.
Ces 2 fonctions couplées permettent de :
- Lire la facture en PDF ou en format image
- Créer l’achat correspondant avec les éléments reconnus
- Ajouter le justificatif dans l’onglet « Fichiers » de l’achat.
Activer "inbox achats" et "OCR "pour créer des achats par OCR
L'inbox achat : Qu'est ce que c'est ?
C’est une boite de dépôt de fichiers, spécifiquement dédiée aux achats.
Cette fonction permet de déposer dans un banette virtuelle ou d’envoyer par mail à incwo, votre facture fournisseur à votre interface incwo. Quel que soit le type de documents, ce système permet d’intégrer directement un fichier sur incwo.
Ainsi, à chaque nouveau dépôt, un achat se créé. Il contient alors le document transmis dans l’onglet « Fichiers » de votre nouvelle dépense.
Il ne vous reste plus ensuite qu’à compléter les informations de l’achat :
- Fournisseur
- Libellé
- Montant TTC et TVA.
- Catégories de dépenses
L'OCR : Qu'est ce que c'est ?
L’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) est une technologie qui réalise la lecture des fichiers numérique (de type PDF ou image) et reconnait des éléments clés sur le fichier.
L’ajout d’achat dans l’inbox couplé à cette lecture OCR permet alors de remplir automatiquement votre achat dans incwo.
Une fois que le fichier est traité, il ne reste, cette fois, plus qu’à contrôler les données renseignées ! Aucune saisie n’est, dans ce cas, à réaliser !
Activer les 2 fonctions pour ajouter des achats par OCR
Pour activer l’inbox achat et y coupler la fonction d’enregistrement des achats par OCR, quelques paramétrages sont à réaliser.
Pour cela, rendez-vous dans le sous-menu « Paramètres » présent dans le menu « Achats » de l’onglet « Achats ».
Renseignez ainsi « Oui » au niveau des réglages suivants :
- inbox Achats : Activer
- inbox Achats : Activer l’OCR sur les fichiers reçus
- Drag-and-drop : Activer une zone dans la liste des achats
- Drag-and-drop : Activer l’OCR sur les fichiers déposés
Vous pouvez aussi régler un utilisateur à notifier à chaque traitement grâce au réglage « inbox Achats : Utilisateur à notifier à chaque activité »
L’inbox achat et l’OCR sont désormais prêts à être utilisés !
A noter : Un autre réglage lié à l’OCR est disponible dans les paramètres des achats nommé « OCR : Créer le fournisseur si nécessaire ».
Ce réglage permet de créer une fiche société du type « Fournisseur » si le logiciel ne la trouve pas dans la base de données.
Déposer une facture fournisseur par OCR
Dès lors que les réglages sont réalisés, il existe ensuite 2 options pour intégrer des factures fournisseurs dans l’inbox achats :
- soit via Drag&Drop (glisser et déposer) dans la banette présente dans la liste des achats
- soit par email
-> Intégrer un achat par OCR via la banette
Pour accéder à la zone de dépôt, rendez-vous sur la liste des achats (Achats > Achats > Liste). Au-dessus de la liste des achats déjà présents sur incwo, le logiciel affiche plusieurs boutons.
En mode Drag&Drop, il suffit de faire glisser le fichier dans la zone « Déposer ici des fichiers pour OCR ».
Vous pouvez déposer plusieurs fichiers en même temps.
Après dépôt, le logiciel met quelques secondes à traiter et créer les achats.
Il ne reste plus cette fois-ci qu’à vérifier le contenu et les valider.
-> Ajouter un achat par OCR via email
Pour déposer un fichier par mail cliquez, dans ce cas, sur l’icône « bannette » avec la mention « OCR ».
Le clic sur le bouton OCR présent sur la liste des achats ouvre directement votre logiciel de messagerie. Le message vierge a alors pour destinataire l’email de votre « inbox achats ».
Conservez bien cette information de destinataire, sur le message, pour transmettre l’achat à incwo.
Dans ce mail, à vous ensuite de joindre votre ou vos factures d’achats et d’envoyer le message. Il sera traité par le logiciel.
Chaque justificatif envoyé à cette adresse mail crée alors un achat dans incwo. Il ne restera plus qu’à vérifier les données ajoutées.
A noter que : votre inbox achat dispose d’une adresse email unique.
Cette adresse email, propre à votre boite de dépôt, est accessible en 2 endroits :
- Soit dans les paramètres des achats. Sur la ligne : Inbox Achats : Activer
- Soit en cliquant sur le bouton noir « OCR » avec l’icône banette présent dans la liste des achats.
Quelle tarification pour la fonction d'achats par OCR ?
La tarification de l’OCR se réalise en jeton.
1 jeton = 1 justificatif envoyé au logiciel.
Si vous transmettez 5 factures fournisseurs, vous aurez donc 5 achats créés dans le logiciel et 5 jetons consommés.
Pour connaitre votre solde de jetons et en acheter, rendez-vous dans les paramètres des achats (Achats > Achats > Paramètres).
Cliquez sur « OCR : Tarification ».
A noter que les jetons sont utilisables sans limitation de durée.
Découvrez les fonctions étendues de l'OCR ?
-> Utiliser l'OCR sur les notes de frais
L’OCR peut être utilisé sur les achats mais aussi sur les notes de frais.
En déposant les fichiers dans la bannette sur la note de frais, les lignes sont ajoutées automatiquement avec le détail de chaque montant HT, TVA et TTC. Egalement, le justificatif est lié à la ligne de frais.
Vous gagnez ainsi du temps pour l’élaboration de vos notes de frais en fin de mois.
-> Explorer l'OCR avec les actions mobiles
Une autre fonction permet d’utiliser l’OCR : Les actions mobiles.
Cette fonction permet de créer des apps sur vos supports mobiles (tablette, Smartphones) pour ajouter rapidement achats, notes de frais, taches, fichiers…
Lors de l’ajout des notes de frais et achats via les actions mobiles, l’OCR peut être utilisé. C’est un réglage proposé lors de la création du lien.
A noter : Après leur ajout dans incwo, vous souhaitez retrouver efficacement vos achats ? Consultez notre documentation : Comment rechercher un achat ?
