Comment créer un bon de commande fournisseur ?
Vous disposez d’un catalogue produits à l’achat dans incwo ? Vous souhaitez créer un bon de commande pour vous approvisionner chez un fournisseur ?
Avec incwo, réalisez vos commandes fournisseurs, imprimez-les ou transmettez-les par email en 1 clic !
Créer une commande fournisseur ?
Pour créer un bon de commande pour passer des approvisionnement et entrer des produits en stocks, plusieurs chemins sont possibles !
- Soit dans l’onglet « Achat » puis le menu « bon de commande ». Cliquez ensuite sur « Nouveau bon de commande fournisseur ». Un document vierge à compléter est créé.
- Soit à partir d’une fiche contact ou société, en cliquant sur le lien : « nouvelle commande fournisseur »
- Soit à partir d’un devis validé en cliquant sur le lien « passer les commandes frs ». Dans ce cas, vous passez par une page intermédiaire permettant la sélection des produits à commander. Le document obtenu est dans ce cas pré-rempli.
La création d’un bon de commande, comme celle d’un devis, d’une facture ou d’un bon de livraison, se réalise en deux temps.
- Saisissez d’abord les caractéristiques de votre document commercial et les coordonnées de votre fournisseur, puis validez.
- Enregistrez ensuite la liste des produits à commander.
Saisir les informations administratives de la commande
Tout d’abord, saisissez les informations sur le fournisseur et les modalités de livraison.
Dans le haut du bon de commande :
- Appelez le nom du fournisseur. En tapant les premières lettres, l’application propose les contacts et sociétés correspondants. Sélectionnez celui concerné pour l’ajouter. Si le tiers n’est pas dans votre base de données, saisissez son nom complet. L’application indique qu’il n’y a pas de correspondance. Cliquez sur « Ajouter » pour créer la fiche du nouveau tiers en même temps que le bon de commande.
- Sélectionnez l’adresse du fournisseur.
- Indiquez l’adresse de livraison : par défaut, l’application affiche l’adresse de votre siège social. Vous pouvez aussi choisir l’adresse d’un de vos entrepôts ou saisir celle du client pour qui la commande est réalisée.
- Complétez les « infos pour la livraison » : horaires et conditions de livraison s’afficheront sur le PDF des commandes fournisseurs.
Ajouter les produits à commander
Une fois le bon de commande créé, il ne vous reste plus qu’à le compléter, à partir du bloc « produits commandés ».
->Avec un article non présent dans le catalogue produits :
- Saisissez le nom complet de l’article, dans le champ à droite de la loupe. Ce champ accueille la désignation du produit.
- Complétez l’information sur le produit dans le champ « note ». Ce champ accueille la description de l’article.
- Indiquez : le prix unitaire, les quantités et la TVA de l’article.
- Cliquez sur « Ajouter »
-> Avec un article présent dans le catalogue produits :
- Tapez les premières lettres du nom ou de la référence de l’article, dans le champ à droite de la loupe
- Sélectionnez la proposition correspondante en cliquant sur son nom : le prix s’affiche pour 1 quantité.
- Ajustez les quantités
- Validez pour ajouter la ligne dans le document
La tva est par défaut la valeur indiquée dans vos « Données d’entreprise » ou sur la fiche du produit.
A noter #1 : Au delà, des produits vous pouvez ajouter des frais de port ou encore intégrer des remises sur un bon de commande fournisseur.
Une fois votre commande prête à être transmise à votre fournisseur, il ne reste plus qu’à générer le PDF et lui envoyer par email via incwo.
A noter #2: Si vous souhaitez interroger votre fournisseur sur le tarif des produits avant de commander vos articles, vous pouvez générer des demandes de prix.
A noter #3 : Avant de transformer votre commande fournisseur en achat, si vous souhaitez contrôler les articles reçus et renseigner une catégorie financières par ligne d’article, vous pouvez créer des factures d’achats.
