Comment gérer l’auto-facturation ?
Mis à jour le 27 novembre 2024
En tant que client vous êtes autorisé, par un accord, à émettre des factures au nom et pour le compte de votre fournisseur ? Alors voici comment gérer l’auto-facturation dans incwo !
Pour réaliser vos factures pour le compte d’un de vos fournisseurs, commencez par installer l’app ” Auto-facturation des fournisseurs”
Installer l'app "Auto-facturation des fournisseurs"
L’édition d’auto-factures nécessite un accord préalable entre un fournisseurs et son client, qui émettra les factures de vente à sa place.
Si cet accord est établi et permet à un client de produire les factures pour le compte du fournisseur, alors cette app est faites pour vous !
Pour installer l’app “Auto-facturation des fournisseurs, rendez-vous donc sur l’App Store du logiciel :
- Recherchez l’app par son nom
- Cliquez sur son nom pour afficher l’app et consulter la documentation
- Allez sur l’onglet ” installation ” puis cliquez sur “installer” la fonction
Régler les paramètres de l'app
Consultez ensuite l’onglet « Réglages » de l’app.
Définissez ainsi si :
- PDF : Afficher la société qui a la délégation -> Oui ou Non (si oui, mention « facture émise par … pour le compte de… » s’affiche dans le pied de page de la facture)
- Créer automatiquement les achats pour une auto-facture marquée Envoyée : Oui / Non
- Créer automatiquement des décaissement aux dates d’échéance : Oui / Non
- PDF : Afficher la société qui délègue dans le bloc d’adresses -> Oui ou Non (si oui en en-tête s’affiche un bloc « Emis pour le compte de », avec l’adresse complète de l’émetteur)
- PDF : Afficher le logo de l’entreprise dans l’en-tête plutôt que le nom des fournisseurs -> Oui ou Non (Si oui, affichage du client en en-tête ; si non affichage du logo du fournisseur)
- Utiliser l’échéancier réglé sur le tiers facturant lors de l’import, c’est-à-dire le fournisseur
Configurer le format des numéros des auto-factures
Pour bien commencer et ce, notamment si vous souhaitez identifier le fournisseur dans la numérotation des pièces, réglez le format des numéro des auto-factures
Pour cela, rendez-vous dans le sous-menu “Paramètres” situé dans le menu vente “Ventes” puis “Factures”. Il centralise les “règles de numération” des pièces. Cliquez sur ce lien tout en bas de la page.
La page qui s’affiche permet de régler la numérotation automatique des documents.
Pour configurer un format avec identification du tiers fournisseur :
- Cliquez sur modifier
- Réglez le format sur la ligne “Auto-factures “
- Optez pour la variable (PARTYBEG6) dans le format du numéro, si par exemple, vous souhaitez y intégrer les six premières lettres du nom du Fournisseur.
- Complétez avec les variable de Type de Pièce dates et d’index comme (T)-(YY)(MM)-(IDX6)
- Enregistrez pour valider
A noter qu’en auto-facturation l’index des pièces émises est chronologique et continu. Il n’y a pas de notion de série en fonction du fournisseur.
Pour en savoir plus sur la numérotation des pièces, consultez la documentation dédiée : Comment personnaliser la numérotation des documents commerciaux ?
Enregistrer les données légales des fournisseurs
Indispensable à la réalisation de toute facture, les mentions légale de l’émetteur, c’est-à-dire le fournisseur, doivent figurer sur votre auto-facture.
Aussi, pour un fournisseur pour lequel vous allez auto-facturer, rendez-vous sur sa fiche société.
Cliquez sur “Modifier” et complétez les “données administratives” et “Paramètres économiques” :
- Raison sociale dans le champ “Nom de la société “
- Forme juridique
- Capital Social dans “Montant du capital”
- RCS et SIREN ou SIRET dans la champ “Numéro d’immatriculation”
- Nom et code APE dans le champ “Secteur d’activité”
- TVA Intracommunautaire
Sans ces informations une auto-facture ne pourra être validée.
Réaliser une auto-facture pour un fournisseur
Pour gérer l’auto-facturation d’un fournisseur et créer une auto-facture, vous pouvez le faire :
- Soit dans le menu “Achats” puis “Auto-factures ” et liste. Cliquez ensuite sur “ + Auto-facture” et compléter le document.
- Soit à partir d’une fiche société, en cliquant sur le lien : “Faire une auto-facture”. La société sur laquelle est déclenchée cette pièce devient le tiers émetteur de la facture.
- Soit à partir d’un “Bon de commande fournisseur”
Particularité de l’auto-facturation : pour chaque pièce produite, votre entreprise est par défaut le client ! Les informations administratives, de nom, adresse, siren et TVA sont alors reprises de vos données d’entreprise.
Chaque nouvelle auto-facture produite est dite “à établir”. Il s’agit d’une pièce en mode brouillon à compléter. Elle n’est ni numérotée, ni datée, ni définitive. Cette pièce est temporairement nommée : #REF#
La composition d’une auto-facture se réalise ensuite en deux temps.
- Désignez le nom et l’adresse du fournisseur et compléter les paramètres de la pièce puis validez.
- Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations
Sélectionner le fournisseur et compléter
Si le principe de l’auto-facturation ajoute votre entreprise par défaut comme Tiers client, le fournisseur concerné est lui à désigner.
Aussi, dans la partie supérieure de l’auto-facture :
- Sélectionnez le tiers émetteur, c’est-à-dire le fournisseur. Tapez son nom en saisissant les premières lettres de son nom. L’application propose les sociétés correspondantes. Sélectionnez celui concerné pour l’ajouter. Si le tiers n’est pas encore dans votre base de donnée fournisseur, saisissez son nom complet. L’application vous indique alors qu’il n’y a pas de correspondance. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer la fiche de ce nouveau tiers, en même temps
- Sélectionner l’adresse du fournisseur.
Ajoutez ensuite d’autres informations comme :
- Les pénalités de retard et pratique de l’escompte par votre fournisseur.
- Un titre à l’auto-facture ou un commentaire qui est à afficher sur le PDF
Lister les produits et services
Sur l’auto-facture à établir #REF#, ajoutez ensuite les produits et services, depuis le bloc «Produits auto-facturés».
->Pour un article non présent dans le catalogue produits :
- Saisissez le nom complet de l’article, dans le champ à droite de la loupe. Ce champ accueille la désignation du produit.
- Complétez l’information sur le produit dans le champ « note ». Ce champ accueille la description de l’article.
- Indiquez : le prix unitaire, les quantités et la TVA de l’article.
- Cliquez sur « Ajouter »
-> Pour un article présent dans le catalogue produits :
- Tapez les premières lettres du nom ou de la référence de l’article, dans le champ à droite de la loupe
- Sélectionnez la proposition correspondante en cliquant sur son nom : le prix s’affiche pour 1 quantité.
- Ajustez les quantités
- Validez pour ajouter la ligne
Le Taux de TVA est, par défaut, celui indiqué dans vos «Données d’entreprise » ou sur la fiche du produit.
Insérer les modalités de paiements
Le bloc « Echéancier des paiements » permet de définir les conditions de règlement qui s’afficheront sur le PDF.
Pour chaque échéance, déterminez :
- le montant à régler : soit en valeur, soit en pourcentage, si vous avez plusieurs échéances prévues.
- la date de l’échéance : soit une date fixe du calendrier, soit une échéance à terme, de type (A la commande, à réception de la facture, à 30 jours fin de mois, etc.
- le mode de paiement (virement, prélèvement, chèque, espèce…)
Cliquez sur « Ajouter » pour valider la ligne de votre échéance.
Pour gagner du temps, configurez un échéancier par défaut.
Transformer l'auto-facture à établir en facture définitive
Une fois votre brouillon #REF# complété et l’ensemble des éléments vérifiés : vous pouvez valider votre document.
En effet, lorsque la facture est encore en statut “à établir”, elle reste modifiable. Elle n’est pas définitive, ne porte pas de date et de numéro. Elle ne peut pas non plus donner lieu à l’impression d’un document officiel à transmettre au fournisseur.
Aussi, une fois que l’ensemble des données sont contrôlées par vos soins ou ceux du fournisseur, cliquez sur le bouton « Valider ».
Confirmez la validation.
L’auto-facture est alors validée. Elle dispose à présent d’une date et une numérotation définitive.
Imprimez-la ou adressez-la par email à votre fournisseur directement depuis incwo en cliquant sur “envoyer ” !
A noter : Le logiciel incwo est certifié NF 203 pour les logiciels de facturation .
A ce titre, une fois que votre facture est validée, elle n’est plus modifiable.
Elle est chainée, datée et signée pour être intégrée dans une système de traçabilité des données en vue de la simplification du contrôle fiscal.