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Comment importer les comptes de charges et immobilisations ?

Vous ajoutez vos achats sur incwo et voulez également intégrer vos codes comptables en prévision de l’export de vos données au format comptable ? Vous avez donc installé l’app « Comptes de charges et immobilisations » et, pour gagner du temps, vous souhaitez les importer ? 

Comment installer l'app comptes de charges et immobilisations ?

Pour gérer votre plan comptable de charges et configurer les comptes des charges, installez l’app « Comptes de charges et immobilisations ».

Pour cela, rendez-vous dans l’appstore, accessible via l’icône de puzzle.

  • Tapez le nom de l’app
  • Entrez dans l’app en cliquant sur son nom
  • Cliquez sur l’onglet Installation
  • Cliquez sur « Installer »
 
 

Après installation de l’app, vous pouvez accéder à la liste pour configurer les comptes de charges et d’immobilisations : 

-> Soit en cliquant sur l’onglet « Accueil » de l’app

-> Soit depuis le sous-menu « Réglages plan comptable » présent dans le menu « Export et import de données » dans l’onglet « Configuration ».

La liste proposée est par défaut vide. Vous pouvez alors : 

  • Ajouter vos propres catégories financières, par saisie manuelle ou import de votre plan comptable de classe 6
  • Intégrer la liste par défaut proposée par le logiciel  (Achats marchandises, Carburant, Frais bancaires…) 

 

Importer les comptes de charges et immobilisations

1/ Préparer le fichier CSV

Pour gagner du temps, si vous disposez d’une liste de vos comptes de charges et immobilisations, ainsi que leurs codes comptables associés : importez-la directement dans incwo. 

Pour intégrer des données, il faut disposer d’un fichier de type CSV. 

Le fichier doit contenir à minima : 

  • Le code comptable 
  • Le désignation de la  catégorie de charges

 

Il peut contenir aussi : 

 

Lorsque le fichier est prêt, télécharger-le sur votre application, puis ensuite, importez-le.

2/ Télécharger le fichier

La première étape pour intégrer les comptes de charges et immobilisations est de déposer le fichier dans l’application.

Pour télécharger ce fichier, rendez-vous dans le menu « Réglages Plan Comptable » présent dans le menu « Export et import de données », situé dans l’onglet « Configuration ».

Cliquez sur « Les comptes de charges et immobilisations ». Les catégories de dépenses déjà présentes sur incwo sont affichées.

Pour ajouter vos propres comptes de charges par importation de données, dans le bloc de raccourcis à gauche  : cliquez sur « Import ».

Ensuite :

  • Réglez l’encodage et le séparateur du fichier
  • Sélectionnez le fichier à importer sur votre ordinateur en cliquant sur « choisir un fichier« 
  • Cochez la case « Le fichier  à importer comporte une ligne titre » si celui-ci contient les intitulés des colonnes.
  • Validez ensuite en cliquant sur « Importer ».
importer des comptes de charges et immo

3/ Mapper les données et importer

Suite à votre clic sur « importer », le fichier se télécharger sur l’application. La seconde étape pour intégrer des comptes de charges et immobilisations est alors de préparer l’importation des données.

Pour cela, il faut faire correspondre les colonnes du fichier avec les champs sur incwo. C’est ce qu’on appelle l’étape de Mapping.

Cette correspondance peut-être directement proposée selon l’ordre et les intitulés des colonnes de votre fichier.

Vérifiez ainsi le mapping puis validez en cliquant sur « Importer ».

Télécharger le fichier d'import des comptes de charges

L’import des données du fichier se lance en direct et vous pouvez suivre l’avancement. 

Lorsque l’import est finalisé, toutes les catégories de dépenses, c’est-à-dire les comptes de charges et immobilisations et leurs codes comptables associés, sont ajoutées et disponibles pour permettre  :

  • La qualification des achats
  • Les exports de données de charges pour la pré-comptabilité

A noter : Pour exporter les achats, afin qu’ils soient prêts à être réintégrés dans un logiciel de comptabilité, consultez la documentation « Comment régler le format d’export comptable des achats »

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