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Comment importer ses bases de données sur incwo ?

Vous êtes un nouvel utilisateur du logiciel et souhaitez importer votre base de données clients et produits ?
Ou vous êtes déjà client et souhaitez mettre à jour vos données déjà enregistrées sur incwo ?

Le logiciel vous permet d’importer un grand nombre de datas, que ce soit vos produits, vos clients et prospects, votre historique de facturation, les tarifs négociés sur les produits… 

L’import s’effectue grâce à un fichier CSV. Vous composez votre fichier puis vous l’importer sur incwo.

Comment procéder ?

Pour votre fichier au format CSV, nous recommandons le format d’enregistrement « CSV (Windows) » avec le séparateur point-virgule.
Cela vous permet d’importer le tarif de vos produits avec une virgule et d’obtenir une meilleure gestion des caractères spéciaux. 

L’import s’effectue en 2 temps : 

  1. Téléchargement du fichier CSV sur l’interface logicielle
  2. Mapping et import des données

Téléchargement du fichier CSV en réglant le séparateur et l'encodage

1/ Téléchargement du fichier

  •  Rendez vous dans le menu « Export et import de données » situé dans l’onglet « Configuration ».
  • Cliquez sur « import de données »
  • Cliquez sur « +Fichier CSV »  
  • Une fenêtre intermédiaire s’affiche pour sélectionner votre fichier   
  • Si vous avez enregistré votre fichier comme recommandé plus haut, choisissez :  
    > l’encodage : PC  
    > le séparateur : point-virgule
  • Précisez si votre fichier contient une ligne de titre.
  • Cliquez sur « Ajouter »

Votre fichier d’import se télécharge sur votre application.  

2/ Mapping et import

L’étape suivante est donc le mapping et l’import.
Le mapping est une étape importante car elle permet de faire correspondre les colonnes du fichier avec les champs du logiciel. 

Après avoir valider le téléchargement vous êtes redirigé vers la liste des fichiers à importer. 

  • Cliquez sur « Mappez les champs et importer » présent sur la ligne du fichier téléchargé
  • Sélectionnez l’objet à importer : contacts, produits, factures, contrat, affaires…
  • Faites correspondre les colonnes de votre fichier d’import avec les champs du logiciel grâce aux menus déroulants.
  • Cliquez sur « Tout importer » ou sur « Créer un job d’import en tâches de fond » (Recommandé si vous importez un grand volume de données.)  

L'étape du mapping est importante car elle permet d'importer les informations dans les bons champs

Si vous avez choisi l’import par job, vous êtes notifiés par mail pour vous indiquer que l’import est terminé.  

A noter  #1  / IMPORTANT : Testez avant de programmer l’import global de votre fichier

Essayez d’importer le contenu avec 2-3 lignes, afin de voir si les correspondances entre les données de votre fichier et les objets créés est bonne, avant de lancer l’import de toutes les données

A noter #2 : Nous disposons des modèles d’import pour vous aider à composer votre fichier.
Vous pouvez en faire directement la demande au support en cliquant sur le point d’interrogation dans la barre noire des onglets puis sur « Contactez nous ».

Tags:
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