Comment relancer un client ayant une facture impayée ?
Vous avez des clients avec des factures impayées ?
Vous souhaitez les relancer afin qu’il vous règle ?
2 options sont disponibles sur incwo :
- Relance manuelle
- Relance automatique
1/Comment faire une relance manuelle ?
Rendez-vous dans le sous-menu « Factures impayées » situé dans le menu « Factures » de l’onglet « Ventes », pour voir la liste des factures non réglées par vos clients et les relancer.
Pour adresser un message de relance à votre client, cliquez sur le lien « relancer » représenté par une enveloppe, au face de la ligne du tiers correspondante.
La préparation de l’envoi, se fait en deux temps
A. Sélectionnez le contenu
Dans la liste qui s’affiche, choisissez la ou les factures de votre client en retard de paiement, que vous souhaitez envoyer.
Vos factures seront ajoutées en pièces jointes de votre mail et présentées au format pdf.
Vous pouvez aussi joindre un rappel de l’échéancier ainsi qu’un lien de paiement.
Confirmez pour passer à l’étape suivante.
B. Définissez le ou les destinataires et ajoutez un message
Sélectionnez ou ajoutez les emails des destinataires principaux de votre message. Vous pouvez également ajouté des destinataires en copie cachée.
Rédigez votre message d’accompagnement. Il sera présent dans le bloc principal de l’email.
Vous pouvez aussi faire appel à un modèle de document.
Cliquez sur le bouton « envoyer » pour adresser votre relance client.
2/ Comment faire une relance automatique ?
Les relances automatique peuvent être programmées grâce à l’app « Relances factures automatiques ».
Rendez vous sur l’appStore représenté par une pièce de puzzle pour installer l’app.
Une fois l’app installée, il faut :
- Régler son programme de relance
- Activer le programme pour que les premières relances soient envoyées.
A. régler le programme de relance
Rendez-vous sur la page d’Accueil de l’app.
Sur cette page, configurez votre programme général de relances.
Ce programme peut être manuel ou automatique, et construit en 1 étape de relance, 2 ou 3.
Réglez sur chacune des phases de relances :
- Une date de déclenchement : l’envoi peut être réalisé automatiquement ou manuellement via une date déclenchement défini à J+ X jours de retard
- Un objet du message : le choix du titre est libre. Pour qu’il contienne le numéro de la facture, insérez #REF# dans le titre
- Un message d’accompagnement : la sélection d’un modèle de document vous permet de composer un message spécifique à chaque relance et de l’inclure automatiquement dans chaque envoi.
Pour chaque étape, vous pouvez recevoir un message test pour contrôler les informations reçues par vos clients.
Vous pouvez aussi régler un programme de relance par tiers.
Vos relances sont ainsi personnalisées en fonction des délais prévus avec votre client .
B. Activer le programme de relance
Une fois que votre programme de relance est prêt, vous pouvez demander au logiciel une simulation des relances envoyées.
Vous recevrez alors un mail contenant, tiers par tiers, niveau de relance par niveau de relance, les factures concernées, et si elles vont être relancées ou non.
Vous pouvez alors activer le programme de relance automatique.
Pour cela :
- rendez vous sur l’accueil de l’app puis cliquez sur « Modifier ».
- au niveau du champ « Relances automatiques activées », marquez « Oui ».
- Validez en cliquant sur « Enregistrer ».
Les factures présentes dans la simulation reçue seront alors relancées.
Sur chaque facture, vous disposerez d’un bloc « Relances de paiement« .
Ce bloc vous permet de contrôler les relances envoyées et/ou de les envoyer manuellement, au cas par cas.
