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Comment ajouter des contacts et des sociétés ?

Vous avez besoin de suivre vos clients & prospects, et travailler avec des fournisseurs ? Pour gérer efficacement les leads dans votre CRM incwo et intégrer des noms de tiers sur des devis, factures ou commande : voici comment ajouter des contacts dans votre répertoire

Votre répertoire incwo est plus qu’un carnet d’adresses !  C’est l’entrée vers votre CRM pour bien gérer l’information commerciale.

Gérer le répertoire des personnes et sociétés

Le menu « Contacts » présent dans les onglets « Documents », vous permet de gérer votre carnet d’adresses. C’est votre répertoire général des contacts et des sociétés.

Dans ce menu, vous pouvez  enregistrer de nouveaux contacts et/ou de nouvelles sociétés, quels que soient leurs profils (clients/prospects, fournisseurs, partenaires, presse, …), mais également rechercher à tout instant les coordonnées d’un tiers.

  • un contact est une personne physique attachée ou non à une entreprise (particulier ou collaborateur d’une société)
  • une société est une personne morale (une entité juridique)

 

Contacts et sociétés se distinguent ainsi par les champs de recueil  d’information à saisir sur ces objets. Ainsi sur la fiche société les éléments de SIREN, TVA intracom, pourront être complétés. Ce qui n’est pas le cas sur une fiche contact relative à une personne.

L’ajout des tiers peut ainsi se faire un par un, en volume ou via un import de données.

Créer une nouveau contact

Pour cela, rendez-vous dans le menu « Documents » puis « Contacts ». Cliquez ensuite sur « Nouveau contact » ou « Nouvelle société ».

Dans le formulaire proposé, pour un nouveau contact, saisissez dans un premier temps :

  • La civilité 
  • Le prénom 
  • Le nom
  • Le type : client, prospect, fournisseur, partenaire, presse, collaborateur, candidat, personnel
    Vous pouvez saisir 2 types si le  Clients et aussi Fournisseur par exemple. Ce champ sert au rattachement du tiers à un sous-repertoire (vente ou achat)
  • La société : le nom de l’entreprise à laquelle il est lié, si ce n’est pas un particulier
  • Les téléphones : fixe /mobile
  • L’adresse
  • L’email
Créer un contact

Ajoutez ensuite d’autres informations sur le contact en cliquant sur le lien « Plus de détails ».

Il permet alors d’indiquer :

  • La fonction
  • L’origine de la mise en relation (Salon, emailing, …)
  • Des mots clés
  • Une photo de la personne ou le logo de l’entreprise

Cliquez enfin sur « Créer et compléter » pour ajouter la fiche à votre répertoire.

Vous pourrez ainsi ajouter d’autres coordonnées, des adresses de livraison ou facturation ou adresser un premier message

 

Compléter la fiche contact

Une fois la fiche créée, vous pouvez ensuite :

  • Ajouter des commentaires pour suivre et conserver l’historique de vos relations : la datation de chacun des comptes-rendus est automatique via l’onglet « Notes »
  • Enregistrer des tâches pour programmer et réaliser des actions
  • Créer un nouveau document commercial
  • Attacher un document lié à la personne ou la société via l’onglet « Fichiers ».

Vous pouvez également réaliser des listes de contacts pour les envoyer vers une solution de mailing ou prospecter via des campagnes commerciales. 

Compléter la fiche contact

A noter : Enrichissez aussi la fiche de tiers, personnes ou sociétés, avec des apps comme :

Certificat NF 203
Certificat NF 525
Certificat QUALIOPI
Contact
Demande de démo
incwo alternative à quickbooks
Termes d'utilisation
Espace presse

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